一、 目的：

為規范采購部工作規范和工作開展流程，提高采購工作的效率，特制定本制度。

二、 適用范圍：

適用于本公司采購管理。

三、內容：

1、 總則

為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。

2、采購基本流程

采購需求—采購計劃—尋找供貨商—-詢價、比價、議價—-采購洽談—-合同的簽訂（確定付款條件、配送方式、售后服務）—-交貨驗收（倉管）—質檢（不合格退貨）—入庫—計劃對賬—財務結算

采購流程圖如下圖所示：

1） 采購計劃：采購員應根據請購單和公司銷售計劃制訂采購計劃。

2） 供應商的選擇和考核：

供應商的選擇與考核，一般從經營情況、供應能力、品質能力等方面評定，并定期從質量、運貨、價格、逾期率、是否配合等方面綜合打分。

3）詢價、比價、議價 。

4）合同的簽訂：買賣雙方經過詢價、報價、議價、比價及其它過程，最后雙方簽訂有關協議，合約即告成立。采購合同的簽訂要根據采購商品的要求、供應商的情況、企業本身的管理要求、采購方針等要求的不同而各不相同。需與財務部核實確定付款條件、貨運方式、售后服務等情況。

5）交貨驗收：采購員必須確定貨物品種、數量、質量、交貨期的正確無誤。以采購員的確定和合同為驗收數據。

6）質檢：貨物質檢合格則入庫，不合格的，需安排補救和退貨。

7）財務結算：貨物入庫后，財務結算

3、申請商品采購流程圖

1）銷售部提出采購需求，

2）采購部制定采購計劃，由采購部負責人報總經理、財務審批；

3）審批通過后，由采購主管下單。

4、申請付款流程圖

1） 采購商品入倉后，做應付款計劃

2） 計劃主管根據供應商賬期核對成本金額和付款金額是否一致，不一致的找出原因，調整成本金額直至與付款金額一致后做應付款；

3） 采購部審批到期應付款

4） 總經理批準付款

5、商品到貨驗收流程

1） 倉庫根據供應商送貨單驗收產品

2） 驗收后打入庫單，核對入庫單金額是否與送貨單金額一致，一致后方可審核入庫，不一致需報采購審核，采購在當日給予答復

6、促銷流程

1）每周例會上確定促銷計劃

2）確定產品信息，包括價格、貨源、促銷執行時間

3）報總經理申請促銷采購資金

4）落實采購訂單和促銷執行方式

5）反饋促銷結果在下周例會上通報

7、退貨流程

1） 門店填寫退貨申請單，寫明原因

2） 采購部根據供應商合同和合作情況，審核退貨申請

3） 審核通過可退回倉庫，倉庫每周以供應商為單位做退貨單

4） 不能退回供應商的，做報損處理，報損比例不得超過0.5%

四、采購管理制度：

1) 建立供應商資料管理（表）冊，售后服務管理表。

2) 建立、建全比價制度，保證采購產品的質優價廉。

3) 每月末將本月付款、欠款、欠票情況進行匯總、總結，并提出下月用款計劃。

4) 簽訂采購合同后，應全面了解發貨情況，如不能及時供貨，應將原因提前兩日通知請購部門或請購人。

5) 所有貨物一律開箱驗收，發現問題及時和供應商聯系，盡早解決。

6) 驗收合格后應在一個工作日內辦理入庫手續。

五、采購部職責

采購部工作職責

1.制定并完善采購制度和采購流程：

（1）根據公司的長期計劃，擬定采購部門的工作方針和目標；

（2）負責制定采購方針、策略、制度及采購工作流程與方法，確保貫徹執行；

2.制定并實施采購計劃：

（1）根據公司的拓展規模以及年度的經營目標，制訂有效的采購目標和采購計劃；

（2）審核采購需求，統籌策劃和確定采購內容，制訂采購計劃；

（3）組織實施市場調研、預測和跟蹤公司采購需求，熟悉各種產品的供應渠道和市場變化情況，據此編制采購預算和采購計劃；

（4）根據采購管理程序，負責采購項目的談判、簽約，檢查合同的執行和落實情況；

（6）督導檢查倉庫的驗收、入庫、出庫及管理工作，確保采銷質量；

3.采購成本預算和控制：

（1）編制月度和周采購預算，實施采購的預防控制和過程控制，有效降低成本；

（2）采購價格審核、預算、報價，達到有效的成本控制；

（4）對采購合同履行過程進行管理、監督檢查，及時支付相關款項；

4.選擇并管理供應商：

（1）根據公司的銷售需求，選定價格合理、產品質量可靠、信譽好、服務優質的供應廠商，建立長期戰略同盟；

（2）建立對供應商的資信、履約、售后服務能力及市場價格狀況和走勢的綜合評估系統；

（3）不斷開發新的供應渠道和供應商，加強對新老客戶的走訪和調查；

（4）制定供應商管理辦法，加強對供應商的管理、考核，確保供應商提供產品的優良性；

采購部主管職責

1、直配供應商引進及維護

2、采購部日常管理，主要包括：

（1）部門工作安排（日、周、月）

（2）供應商談判，

（3）相關流程制定和調整

（4）突發事件的處理

3、訂單的審核，參考安全庫存

4、應付款的管控

5、庫存金額的管控以及消耗

6、審核并調整周月采購需求和計劃

6、與其他部門的協調

7、庫配需求的統計和采購計劃的制定

8、日常訂單的制定和跟進

9、退貨處理

10、庫配供應商的談判、引進和維護

11、庫配商品促銷計劃的制定和落實

12、批發毛利率與毛利額周、月報表

7、貨品殘損率周、月報表；

8、不動銷商品率月報表（30天不動銷品）

9、庫存商品缺貨率匯總日反饋報表（公司標準比例不可超20%）；

采購主管職責（分管系統和直配）

1、系統信息更新

2、倉庫庫存的掌控

3、資料的整理（供應商合同，報價單、資質、調價歸檔、促銷政策）

4、直配供應商的溝通和維護

5、直配供應商促銷政策的制定和落實

6、庫存情況周、月報表

7、供應商應付款的統計、結算與協調

8、直配商應收款和應付款的統計、結算和監控

9、相關表格的制作和歸檔