Zoho Projects是一款腦力思考與事項協(xié)作的項目管理軟件，這正好能夠對應項目管理中最核心的需求分析與資源調配工作。用它做項目管理既能抓關鍵里程碑，又能敏捷管理團隊！接下來我們一起來看看Zoho Projects是怎么做項目管理的。

01、逐層分解項目，并根據(jù)實際情況制定項目計劃

不同企業(yè)根據(jù)其自身實際情況，研發(fā)流程有所不同，有些采用瀑布模式、有些走敏捷開發(fā)，有些注重標準化，有些注重共識，無論什么樣的流程，都有其共性。都必須經歷立項、需求、設計、技術、測試、驗證等過程，根據(jù)企業(yè)規(guī)模與管理要求，管控的流程顆粒也有較大差異。項目開始的第一步，是管理者根據(jù)工作分解顆粒度，對項目逐層分解，并定義、歸納項目的工作范圍，最后根據(jù)實際情況制定項目計劃。Zoho Projects以甘特圖為核心，計劃分解正是它的強項。并且，Zoho Projects還提供了【項目計劃】模板，直接打開模板就可以套用！當然，也可以根據(jù)項目實際需求，修改項目計劃細節(jié)。

02、預估風險，調配資源，指定責任人

在制定完整的項目計劃之前，這些步驟也是必不可少的：1.評估項目可能存在的風險，并根據(jù)項目所需資源，調整落實資源分配，為項目的順利完成提供支持；2.提前了解人力和時間成本，制定項目各階段計劃時間和完成標準。根據(jù)項目情況，管理者可在Zoho Projects上將項目任務指派給不同的責任人，并明確完成時間。只需拉人“參與協(xié)作”或將人員“拖入任務”中，就能直接將項目任務指派給相關責任人，而相關責任人也會立即接收到該項目任務。

03、需求分析清單，快速引用

眾所周知，需求是核心，在需求不明確時制定的項目計劃往往并不可靠，只有把控好了需求質量，才能事半功倍。那么需求分析這塊，就需要產品經理去思考和整理的了，而Zoho Projects以甘特圖為核心的呈現(xiàn)形式，更有利于邏輯思考，同時，結合版本控制，用來做需求分析、變更管理，再適合不過！形成需求清單后，可引用到項目計劃中，方便項目成員直接打開就能查看最新需求，方便快捷。

04、管控項目整體進度，保證有序進行

項目中大部分風險都來源于以為沒有風險，在最后才發(fā)現(xiàn)，從而來不及補救，最終導致項目延期或質量下滑，嚴重影響項目目標的達成。我們可以Zoho Projects中對事項設置【時間提醒】，既可以提醒項目經理提前抽查進度，規(guī)避風險，也可以提醒執(zhí)行者按照計劃執(zhí)行，注意時間；
項目的執(zhí)行者也可通過Zoho Projects的“事項”功能，將完成的事項打鉤，及時向管理者反饋實際完成進度，管理者實時接收到執(zhí)行者的反饋，以高層視角管控項目，查看項目進度是否按計劃進行，如有偏差，就能及時查明原因，采取必要的補救措施或調整修改，保證項目整體可控，直至項目完成。

05、輸出物管控，文檔沉淀歸檔

項目中的輸出物通常都是分散在各自電腦中，有時難以持續(xù)更新維護，導致需要總結復盤時，文檔難以查找，新人接手也費時費力，不了解背景，增加大量上手成本。Zoho Projects支持在事項任務中上傳附件，方便項目成員隨時查閱，直觀便捷，同時，企業(yè)項目文檔管理面板，可以將上傳到Zoho Projects上的項目文件，進行集中管理，沉淀項目輸出成果，避免文件散亂無序的狀況出現(xiàn)。

06、自定義模板一鍵保存，減少重復工作

經常做項目的小伙伴都知道，項目流程存在一定的共性，在實踐時主要取決于企業(yè)管理要求，是否需要裁剪部分流程。而在Zoho Projects中完成項目管理后，可以一鍵保存為模板，下次有新的項目需要迭代時，直接套用即可，大大減少重復性工作，形成符合企業(yè)自身特色的模板，實現(xiàn)敏捷開發(fā)！

Zoho Projects一款輕量級的項目管理工具，不僅可以幫助團隊制定工作計劃、統(tǒng)籌工作任務，還能提升整體協(xié)作效能，在不增加額外工作量的基礎上提升管理水平。