人事檔案是組織、人事等相關部門，根據黨的干部政策，記錄干部經驗、政治思想、品德作風、工作能力、工作成果、工作業績等的文件資料，是歷史、全民考察和正確選拔使用干部的重要依據，是國家檔案館的重要組成部分。

一、人事檔案的數字化管理作用

人事文件的數字化管理，有助于進一步提高工作效率，節省空間和時間，同時還能節約文件的原件。文件給予合理有效的保護。

(一)人事檔案的數字化管理有助于減少管理費用。過去采用的紙質文件管理需要大量的人力和物力成本，

因為占據一定的空間，所以費用相對較高。在進行數字管理時，我們可以充分利用互聯網的空間、搜索等現代手段

通過該內容，您可以找到所需人員的文件相關信息，執行此類查詢的員工不多，從而降低了管理成本。

(二)人事檔案的數字化管理有助于提高工作效率。在對檔案材料進行數字化管理的同時，資料可以及時返回

你可以盡快利用它。這種新的管理方式使數據查詢不再像以前那樣麻煩，容易做到，節省人力物力，允許進入。階段性的提高了文件操作的效率。

(三)人事檔案的數字化管理有助于保護原檔案。原始文件保留方式是紙質文件保留，占用相當大的空間，審查的過程相當麻煩，多次查詢可能會損壞文件。紙質文件是數字化的，保存得更完整，查閱也比較方便。

綜上所述，推進人事檔案數字化，不僅能有效提高檔案利用效率，還能從技術層面防止檔案偽造。所以在推進數字化工作的同時，信息安全是我們需要注意的最重要的問題

二、人事檔案數字化管理中的問題

（一）人事檔案的使用度不足

在傳統的紙質查詢中，管理者會有麻煩而枯燥的感覺，形成比較被動的局面，而不是主動提供服務數字管理可以快速準確地找到所需的人事文件信息，但目前部分資源尚未完全開發，利用空間值得發掘，對人事檔案的開發和利用造成了一定的阻礙。因此，為了保障信息安全，必須加強人事檔案的開發和深度，充分利用數字管理，最大限度地發揮人事檔案管理數字化功能。

（二）檔案管理需要科學化、標準化、信息化

傳統的人事檔案管理方式大多局限于手工作業，隨著形勢的發展和人事工作干部檔案管理工作要求的變化，暴露出其局限性。因此，要根據人事工作的要求，實現文件管理的科學化、標準化、信息化。在實際管理過程中，由于檔案信息輸入的不準確、更新不當等原因，檔案信息數據庫的質量下降，導致人事文件管理數字化的使用效率下降，難以滿足檔案數字化管理的需要，從而降低了檔案管理數字化。

（三）復合文件管理器不足

要實現人事檔案的數字化管理，必須有掌握數字化知識的高素質檔案人才隊伍。考慮到對人事文件保密性的要求比較高，當今不僅精通文件工作知識和計算機管理，政治素養較高的復合文件管理人員比較稀缺，成為人事文件數字化過程中的一大瓶頸因素。由于各種原因，目前人事檔案管理部門大部分都是兼職工作，缺乏檔案專業知識的系統教育嚴重影響著檔案管理員的工作水平和檔案利用。

三、推進人事檔案數字化管理的主要措施

（一）加強檔案基礎設施建設，促進檔案工作持續發展。

加強信息基礎設施建設作為組織人事部門的重要任務，增加必要的信息技術設備，將人事檔案管理工作從傳統管理模式轉變為數字管理，同時集中使用云計算、大數據等尖端技術，為人事文件管理工作提供技術支持。

（二）改善文件管理的長期機制，提高文件管理質量，各部門組織人事部門要建立一套符合實際需要的文件。

（三）采購第三方服務

通過將檔案管理服務外包，交由第三方提供相關服務。市面上有大量人才中心以及專業做檔案數字化的公司，可以提供標準化、專業化、有質量的檔案管理服務