為使項目達成既定目標，資源得以有效利用，項目經理必須主動構建4個機制：組織機制、決策機制、過程管理機制及獎懲機制。

1.組織機制。組織機制描述了項目的組織架構，包含組織角色、核心角色、具體角色，以及各類角色的職責邊界。通過充分識別和論證，能夠讓所有相關方清楚自己在組織中究竟是什么位置，需要完成哪些工作。組織機制是項目管理中，人員各司其職的基礎，是工作分解結構的前置必要工作。

組織角色：承擔統籌、整體管理的角色，能夠跨越各細分小組，整體管理項目的目標、進度、問題、風險等，同時能承擔項目中的決策工作。

核心角色：承擔某類角色的關鍵人員、一號位，如項目一號位、產品一號位、研發一號位、業務一號位等，負責承擔這類角色的統籌、計劃、管理及決策職能。

具體角色：承擔某類角色的具體人員，負責該類角色的具體工作執行和反饋，如研發、測試、風險管理、質量管理等。

2.決策機制。決策機制規定了項目產生的訴求（方案、問題、風險）如何讓各相關方達成一致的意見。具體的決策規則可以因項目而異，但必須遵循自上而下的項目管理制度，并且讓大家達成共識。決策機制要明確決策的類型、決策規則、反饋方式及決策的時效性。常見的決策機制有以下三種。

逐層升級決策：項目產生的問題、風險由具體人員進行記錄并跟蹤，先在相關小組內溝通確認，如無法達成共識，再上升到項目組織、職能組織及高層會議組織中。通過逐層升級，獲取事物的最終判斷。

專家表決決策：項目產生的待決事項，可以通過成立專家小組的方式，指定專家組長或者專家成員舉手表決的方式進行決策，如項目驗收、項目變更評審等。

第三方機構決策：項目的待決事項，可以邀請第三方機構，通過調查研究并給出專業報告，代表決策成果，如項目質量結果、項目審計結果等。以上決策方式按需選取，需明確決策類型、規則、反饋方式及時效性。

3.過程管理機制。過程管理機制描述了項目團隊成員如何互相協作，以及如何完成任務，即在什么時間點、用什么工具、完成什么要求的工作。

會議機制：項目有哪些會議，什么時間、什么方式開會，需要誰參會，會前需要準備什么材料。

信息同步機制：項目會定期輸出哪些信息，通過什么方式同步給大家（即時通信工具、郵件、還是會議）。

項目作業：項目需要定期完成哪些輸出物，有什么要求，什么時間點交給誰等。

這些都明確了，大家才能更好地配合，工作也會更高效。

4.獎懲機制。這是4個基礎機制中最特別、最必要的，也是最重要的機制。以上3個機制說的都是具體怎么去做，而這個機制則描述了遵守機制和不遵守機制帶來的后果，這樣才能讓大家有更多的動力，同時也增加了“違規”的成本。

獎勵機制：獎勵機制有兩種，一是跟目標掛鉤，目標達成則完成相應的獎勵，完不成則獎勵打折或者取消；二是跟目標無關，按季度、年度發放一些獎勵，激勵大家不斷進取。好的獎勵是能促進激發自驅力的，在保障項目利益、公司利益的前提下，有時候也不能太摳門。

懲罰機制：基于獎勵機制，如項目重要性特別強，同時試錯成本非常高，那么需要建立相應的懲罰措施。

話說回來，不管是獎勵還是懲罰，結合公司實際情況，項目經理適當為團隊成員爭取利益，也是項目成功的必備條件。