在定義和管理每個正在進行的項目的資源、任務、收益、風險和優先級時，項目組合管理已成為公司的戰略要素。為了實現高效的項目組合管理，PMO 經理需要評估Excel 是否滿足他們管理項目組合的需求，或者是否應該嘗試不同的解決方案，例如項目管理軟件。

Excel，經濟靈活的工具

項目組合管理需要記錄大量數據（預算、人員分配、時間記錄、行動計劃、甘特圖等），這些數據必須是最新的并且隨時可供項目組的所有成員使用。

許多公司和組織依賴它來管理項目組合。原因如下：
? Excel可免費用于項目管理目的，因為它默認包含在Microsoft 365套件中，無需額外成本。
? 它易于使用，大多數人都熟悉Excel，因此無需額外的培訓成本。
? Excel具有靈活性和適應性，可以用于創建和管理各種資源，如儀表板、時間表、報告和數據分析，這些對于高效的項目管理至關重要。

使用Excel管理項目組合的問題

Microsoft Excel 提供的功能使其成為單個項目管理等的理想工具。然而，在管理項目組合時，它并不是高效且受控的項目組合管理的最合適工具。有以下5個理由。

1. 維護效率低、成本高

盡管Excel可以用于高級別的項目組合管理，但在Excel中開發項目管理解決方案（需要配置宏指令、復雜的公式等）是一項復雜的任務，一是需要花費大量的時間，二是需要外部顧問來幫助開發此方案，這就導致一定的成本支出。

另外，更新項目組合信息也是一項耗時的日常任務，如果由于某些項目的策略或優先級變化而必須更改大量數據，那么更改 Excel 電子表格中的數據可能需要花費幾個小時來完成。

2.監控變化的可見度較低

Excel 的設計初衷并不是為了供多人同時處理其電子表格。在項目組合管理團隊中，使用Excel可能會導致更新了錯誤版本的文檔，也沒有更改歷史記錄來查看團隊電子表格中所做更改的作者是誰。

3. 糾正錯誤的復雜性

在Excel中捕獲與項目組合相關的所有信息可能需要使用公式甚至宏指令，以確保不同項目的通用信息（如優先級、預算、資源分配、截止日期、交付時間等）之間相互連接，并在一定程度上實現自動化。

然而，任何意外錯誤都可能導致文檔中發布的信息顯示不正確，而找到問題的根源可能非常困難。例如，如果錯誤出現在Excel宏的配置中，并且設計該宏的人員不再在組織中工作，則可能需要重新設計整個電子表格。

4. 信息丟失的風險

盡管許多公司和組織已經使用Microsoft 365套件，允許在云中處理Excel文檔并托管在OneDrive上，但出于公司文化或安全原因，項目組合管理團隊仍更傾向于將電子表格本地存儲在共享網絡文件夾中。

這種做法肯定存在風險，因為團隊成員可能會意外地將Excel保存在其計算機上，導致其他成員無法看到所做的更改。或者，它可能被錯誤地添加為從外部發送給無權訪問該信息的人員的電子郵件的附件。

5. 信息的可見性

Excel的設計目的不是按級別授予用戶訪問權限，因此團隊中的所有成員將能夠在Excel工作表中看到相同的信息，這會導致：一些成員不應訪問文檔的某些部分，或者不應更改文檔的某些部分（如預算、人員分配）。此外，需要負責人驗證后才能發布文檔的更改。

為了實現高效的項目組合管理，日常使用的項目組合管理工具也必須高效。因此，由于上述原因，我們建議從現在開始使用專業項目管理軟件來進行項目組合管理。

Excel與項目管理軟件：與Excel相比，專業項目管理軟件能帶來什么？

對于管理多個項目組合的組織和公司來說，使用項目管理軟件是最合適的解決方案。項目管理軟件集成了一系列重要的戰略特征，可以有效地管理項目組合：

? 創建和管理無限數量的項目組合，使日常工作中同時管理多個項目組合變得簡單直觀，無需費時更新Excel中的信息。

? 實現整個項目組合的戰略協調，通過對項目進行排名和優先級，基于估計收益、成本和風險，為組織提供清晰的戰略視角。

? 提供實時信息，確保使用的項目組合始終是最新版本，包括預算、截止日期和資源分配，從而最大程度地利用組織資源。

? 提供定制儀表板和管理報告，包括甘特圖、儀表板、看板、總體規劃和定制報告等，有助于可視化組織見解和高效解決方案。

? 與Excel數據集成，允許將數據直接提取到Excel中，同時節省購買在線數據處理工具的成本。

8Manage PPM，企業所需的項目管理軟件解決方案

如果你需要的是靈活且易于使用的解決方案，8Manage PPM就是您正在尋找的項目管理軟件。PMO 經理、項目經理、IT 經理和戰略經理可以受益于8Manage 中用于管理組織項目組合的所有功能。

誘因控制：項目失敗的最大誘因是項目花費了時間和成本，但利害關系人不滿意項目的成果。要避免以上誘因，最重要是控制 (i)需求、(ii)人力資源 和 (iii)項目執行效率。8Manage PPM從以上三個方面進行管理：需求管理幫助您應對壞的需求、沖突的需求、未記錄的流程、優先級的改變和缺乏接觸最終用戶等問題；資源管理提供以合適的成本部署勝任資源、降低資源成本、提前控制項目成本和提高員工生產力等技巧；執行管理為項目團隊提供有效的追蹤并能在第一時間偵察異常，讓項目團隊發揮最有效的執行力。

端到端數據完整性：8Manage PPM 將項目信息統一儲存在集中的數據庫中。每個項目干系人看到的項目信息都來自同一個數據庫，并實時顯示或刷新。當項目干系人變更任務信息時，這次變更將實時錄入數據庫。同時，8Manage PPM 與客戶關系管理 (CRM)、供應商關系管理 (SRM) 和 全自動化 (FAS) 系統預先建立集成，將四眼原則和 OLTP （實時聯機交易處理）應用于端到端工作流。

功能豐富：8Manage PPM可以從立項-計劃-實施-收尾等全過程監控，可以管理到項目的進度、人員、工時、溝通、變更、問題、風險、質量、交付、驗收、成本及收入等方面。且提供廣泛的報告和數據分析可能性，記分卡、可配置儀表板、報告等。

支持多種方法論：8Manage PPM 支持不同的方法論，不管是瀑布式項目管理還是敏捷項目管理。

結語

根據組織規模和管理的項目數量，Excel可以作為基本的項目管理解決方案。它具備創建和管理儀表板、時間表、預算等功能，適用于項目組合量較小的組織。特別是在變革管理尚未完善且項目數量較少的公司中，Excel可作為實施更全面項目管理解決方案的墊腳石。

然而，為了有效管理項目組合，8Manage PPM等項目管理軟件是更適合的解決方案。這些軟件提供了資源管理、自動化操作、創建自定義報告和分析等功能，同時管理訪問權限、審核每個更改，并與公司戰略保持一致。此外，它們提供廣泛的功能來分析、跟蹤和可視化相關信息，例如甘特圖、總體規劃、路線圖和看板等。