檔案管理系統是通過建立統一的標準以規范整個文件管理，包括規范各業務系統的文件管理的完整的檔案資源信息共享服務平臺，主要實現檔案流水化采集功能。

數字化檔案生命周期管理：

檔案管理系統一般分為實體檔案和電子檔案兩種：

電子檔案：使用傳真機、掃描儀、數碼相機等，通過電子影像采集技術存儲在電子檔案庫中，可通過線上方式儲存、借閱、審批、管理等一系列操作。

實體檔案：文件收集、系統建檔、資料存檔，一般都會有相對應的儲存地址檔案儲存室、檔案密集架等等，系統線上審批，線下借閱、管理等操作。

檔案管理系統通過建立統一的標準，規范整個文件管理，包括規范各業務系統的文件管理;構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發布等等，同時逐步將業務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業務管理基礎，業務流和數據流建立在以服務為模型的系統平臺之上。 檔案管理系統，為企事業單位的檔案現代化管理，提供完整的解決方案，檔案管理系統既可以自成系統，為用戶提供完整的檔案管理和網絡查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設計過程管理，或者與MIS信息管理系統相結合，形成更加完善的現代化信息管理網絡。