采購進度管理制度：進度控制、訂單跟蹤、進度跟催、交期延誤處理
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01 采購進度控制制度
02 訂單跟蹤管理制度
03 采購進度跟催辦法
04 交期延誤處理辦法
05 緊急采購管理制度
采購進度控制制度
采購進度控制制度
第1章 總則
第1條 目的
為有效控制采購進度，保證物資供應，掌握采購時間，降低采購成本，特制定本制度。
第2條 適用范圍
本制度適用于采購詢價、采購訂購、采購訂單、采購交期等整個采購作業環節的進度控制工作。
第3條 權責劃分
采購部為采購進度控制的歸口管理部門，質量部、技術部、財務部、運輸部、生產部應盡職盡責地配合采購部執行具體采購進度控制工作。
第2章 采購進度事前控制
第4條 確定采購作業期限
采購部根據采購物資的重要程度、采購難易程度等因素確定采購作業期限。
1．與生產計劃、銷售計劃關系密切的物資，采購部應綜合公司使用物資時間、供應商生產訂單時間、物資檢驗入庫時間等因素，確定采購作業期限。
2．一般性物資，在不影響請購部門使用的前提下，采購部可自行決定采購進度。
（1）低值易耗辦公用品在請購后的七個工作日內完成采購。
（2）勞保用品在該用品的發放周期內完成采購。
第5條 確定交貨期限
1．采購部在與供應商進行采購談判時，應了解供應商的生產設備利用情況，請供應商提交生產進度計劃及供貨計劃，預計供應商準備、運輸、檢驗等作業所需的時間。
2．采購部在進行采購洽談時，應與供應商達成交期違約共識，并在采購合同中得以體現。
第6條 確定運輸期限
1．采購部在簽訂采購合同前，應與供應商確定合理的運輸方式，合理規劃運輸事宜，保證物資按時交付。
2．具體的運輸規劃措施包括以下四項。
根據運輸方式的適用情況，結合運送物資特點，選擇使用的運輸方式
當單一運輸方式無法滿足運輸需求時，采購部應要求供應商將多種運輸方式相結合
確定由本公司負責運輸、供應商負責運輸還是采取外包運輸的方式
采購部應做好運輸投保或監督投保等工作，在規定時間內落實運輸保險
第3章 采購進度事中控制
第7條 確定采購進度控制點
采購部應對采購詢價談判過程、訂貨執行過程、采購交貨過程和采購入庫過程的進度進行控制。
第8條 采購訂單跟蹤
1．采購部控制采購詢價談判時間，保證以最短的時間完成詢價談判。
2．采購部應跟蹤供應商生產過程，加強訂單跟蹤工作，了解供應商的生產效率或生產進度。
（1）如發生生產交期或生產數量變更，采購部應及時通知供應商。
（2）為減少損失，生產部、質量部應盡量避免下達訂單后的規格變更。
第9條 掌握供應商備貨進度
1．采購部應及時與供應商溝通，采用直接跟蹤、電話跟蹤、網絡跟蹤等方式，了解供應商備貨進度，避免出現交期延誤或交期提前。
2．采購部一旦發現供應商的備貨進度可能影響正常交貨，應及時上報采購經理，采取相應措施，消除進度異常隱患。
3．如供應商需要支援，采購部應與技術部、質量部、生產部溝通，為其提供適當的技術、模具和材料支援。
第10條 采購進度記錄
1．采購部填寫“采購進度控制表”，對采購進度進行控制。
2．采購部應對詢價談判過程花費的時間、訂購執行時間和交貨時間進行記錄。
第11條 采購物流進度控制
1．采購部選擇正確的采購物流方式。
（1）大宗物資或長運輸運物資可選擇鐵路運輸和水路運輸的方式。
（2）急需物資或短距離運輸可選擇汽車運輸的方式
（3）長距離運輸或少量、急需物資可適用航空運輸的方式。
2．采購部在確定物流方式后，與運輸部確定最佳運輸路線，節省運輸時間和運輸費用。
3．采購部根據服務質量、信用水平等標準選擇承運商，保證物資能夠安全、準時交付。
第12條 驗收、入庫進度控制
1．采購部和質量部在對物資進行質量檢驗、辦理入庫時，應在保證質量的前提下，簡化檢驗步驟、簡化入庫手續。
2．采購部對優秀供應商實施免檢處理，減少驗收入庫時間。
第4章 采購進度異常處理
第13條 分析采購進度異常原因
采購部根據“采購進度控制表”，分析采購進度延誤的原因及延誤事項。
第14條 擬定采購進度異常處理方案
采購部根據采購進度異常原因，明確采購進度延誤責任部門或責任人，擬定采購進度異常處理方案，經采購經理審核、總經理（或其授權的管理者代表）審批后實施。
1．由于供應商原因導致的采購進度異常，供應商根據采購合同的約定承擔相應責任。
2．由于本公司運輸部或承運商造成的采購進度異常，運輸部或承運商承擔相應責任，采購部及時與投保公司聯系，辦理理賠事宜。
3．采購部、生產部、質量部的原因造成采購作業環節進度異常的，由相應責任人負責賠償。
第15條 方案執行情況監督
采購部監督采購進度異常責任主體對處理方案的執行情況。
第5章 附則
第16條 本制度自頒布之日起實施，自實施之日起，原有相關制度即行廢止。
第17條 本制度由采購部制定，經采購總監審批通過后實施。
訂單跟蹤管理制度
訂單跟蹤管理制度
第1條 目的
為了促進采購合同或訂單正常執行，滿足企業物資需求，保持合理的庫存量，確保企業生產經營活動正常進行，特制定本制度。
第2條 適用范圍
本制度適用于企業采購部所有采購專員跟蹤訂單全過程工作。
第3條 職責分工
采購專員按采購訂單所載明的物資、品名、規格、數量及交期等進行跟蹤。
第4條 采購訂單跟蹤的基本要求
采購訂單跟蹤的基本要求包括適當的交貨時間、適當的交貨質量、適當的交貨地點、適當的交貨數量及適當的交貨價格。
第5條 跟蹤訂單接受情況
向供應商下訂單之后，采購專員需及時了解供應商接受訂單的情況。
1．在采購活動中，供應商會因擔心最終被淘汰而拒單時，采購專員應要求供應商在接受訂單后，及時向企業提供接受回執。
2．在供應商難以滿足本企業的采購要求時，采購專員應改變價格、質量、交期等條件，在滿足企業基本要求的基礎上，與供應商進行充分溝通達成共識。
3．若供應商拒單，可以另選其他供應商，與供應商簽訂的訂單要及時存單，以備后查。
第6條 跟蹤訂單處理情況
1．供應商接收訂單后，采購專員應及時跟蹤供應商訂單處理狀況，查看并確定供應商是否及時將訂單安排生產或安排出貨。
2．采購專員需審核訂單無誤后發給供應商，并要求供應商簽字回傳，其審核內容包括三點。
（1）熟悉訂購的物資，確認名稱、規格型號，數量，價格，確認質量標準。
（2）確認物資需求量，編制訂單說明書。
（3）交期等要求表達清楚。
第7條 供應商備料過程監控
1．采購專員應嚴密監控供應商需要加工的物資的備料過程，確保其按計劃執行。
2．采購專員在監控過程中發現問題要及時反饋，需中途變更的應立即解決，不可延誤時間。
第8條 供應商生產過程跟蹤
訂購物資需求緊急或需求減少時，采購專員應通過跟單減少企業損失。
1．當訂單物資需求緊急時，采購專員應立即與供應商協商，必要時可協助供應商解決疑難問題，確保物資的準時交付。
2．當市場滯銷，對訂單物資需求減少時，采購專員需盡快與供應商溝通，減少物資產量，或者協商是否可以延緩交貨，必要時可以彌補供應商的損失。
第9條 采購訂單催促
1．存貨是使供應商規定的時間送達物資，既保證生產供應、又有效降低庫存。
2．采購專員在跟單催貨作業時，可采用以下6種方法，如表所示。
3．如果供應商沒有按時交貨，采購專員應該采取以下措施。
（1）聯系供應商獲得確切的交貨時間,及時通知需求部門準確的到貨時間。
（2）咨詢技術人員、材料工程師等，看有無可替代材料。
（3）如果供應商交貨超期或質量差，而且短期內無法改善的，采購部應該尋求其它供應貨源或實施緊急采購作業。
第10條 供應商交貨跟蹤
采購部需嚴格對訂單交付過程進行跟蹤，確保物資質量滿足企業要求。
1．供應商送貨上門時，采購專員應會同質量管理部、倉儲部等在現場按照訂單對到物資的數量、單價、外觀、質量等進行核查確認，合格后方可辦理入庫。
2．企業在供應商處提貨時，需先要求供應商將提貨通知單傳真給采購專員，采購專員及時聯系運輸部等相關部門對物資進行點收后，進行裝車提貨。提貨過程應詳細記錄物資情況，作為付款結算的依據。
第11條 供應商交貨后跟蹤
1．在所采購的物資交付使用后，采購專員要求請購部門對物資做相應的標示，并對物資后續使用狀況進行跟蹤和記錄。
2．采購專員應按訂單交付情況，及時按照規定的支付條款對供應商進行付款，并聯系財務辦理結算業務。
3．如果物資在使用過程中出現質量問題，采購專員應根據可追溯性標記查找物資來源，并及時聯系供應商解決。重大質量問題需報采購經理進行協調和處理。
第12條 本制度由采購部制定，報經總經理審批后生效，修改、廢止亦同。
采購進度跟催辦法
采購進度跟催辦法
第1章 總則
第1條 目的
為控制采購交期、合理控制庫存，保證采購合同正常執行，特制定本辦法。
第2條 適用范圍
本制度適用于所有采購業務進度跟催準備、實施及跟催工作考核等工作。
第3條 權責劃分
采購部為采購進度跟催的歸口管理部門。
第2章 采購進度跟催準備
第4條 編制采購進度跟催工作規劃
采購部編制“采購進度跟催工作規劃”，送交采購經理審批通過后實施。
第5條 采購進度跟催工作規劃內容
1．采購部在實施采購進度跟催前應完成以下準備工作。
- 確定交貨日期及交貨數量
- 了解供應商物料管理能力、生產管理能力、生產設備利用率
- 分析供應商提交的生產計劃表
- 在采購合同中明確違約責任
- 明確替代物資采購渠道
2．采購部在實施采購進度跟催前，應對請購、采購、供應商準備、運輸和質量檢驗等各項采購作業時間進行合理規劃，擬定采購進度時間控制表。
3．采購部在實施采購進度跟催前，應定期與供應商聯系，掌握供應商動態信息。
第3章 采購進度跟催實施
第6條 訂單及供應商供貨跟催
1．采購部下單后，要求供應商在 個工作日內提供生產日程表。
2．采購部應根據采購物資的重要程度，采取以下措施跟蹤供應商原材料入庫情況、供應商生產加工情況及成品入庫情況。
3．采購部應要求供應商每周向采購部提交進度報表。
4．采購部應每日進行訂單整理工作，并采用以下方法進行跟催。
（1）訂單跟催
采購部可按以下方法對訂單交期進行分析，提前一段時間進行跟催。一般訂單可每周致電供應商一次，詢問進度；距離交期不滿十日的訂單，應每隔三天致電供應商一次，詢問進度；次日到期的訂單，應于前一日致電供應商進行跟催。
（2）定期跟催
定期跟催是指采購部在每周的固定時間將需要跟催的訂單整理好，定期統一展開跟催工作。
5．采購部根據采購進度跟催情況，填寫“采購進度跟催單”。
6．采購部如發現公司存在緊急缺貨的情況，應立即聯系供應商，保證物資供應
7．如供應商未能按時交貨，采購部應立即采取以下措施，并向供應商發送“催貨通知”。
（1）采購部立即聯系供應商，明確確切的交貨時間。
（2）采購部與請購部門聯系，說明確切的交貨時間。
（3）采購部與生產部、技術部、質量部溝通，研究是否可選用替代物資。
（4）如有需要，采購部應實施緊急采購作業。
第7條 物資運輸跟催
采購部實時跟蹤物資運輸過程，一旦發現運輸過程延誤，應及時與供應商或物流公司聯系。
第8條 物資驗收跟催
1．采購部與供應商確認確切到貨日期后，應通知質量部進行物資質量檢驗準備工作，保證質量檢驗工作及時開展。
2．質量部在檢驗過程中，如發現問題，應及時通知采購部，由采購部與供應商聯系，協商處理方式。
第9條 物資入庫跟催
采購部通知倉儲部做好物資入庫的準備工作，參與辦理物資入庫。
第10條 物資付款跟催
采購部應督促財務部按照采購合同規定的制度條款進行支付。
第11條 文檔、資料歸檔
采購部應在采購物資入庫后，做好采購訂單、供應商生產計劃表、生產進度表、跟催單的歸檔工作。
第4章 附則
第12條 本制度自執行之日起，原“采購進度跟催辦法”即行作廢。
第13條 本制度經總經理審批通過后，自 年 月 日起實施。
交期延誤處理辦法
采購交期延誤處理辦法
第1條 目的
為妥善處理供應商交期延誤的行為，降低公司損失，特制定本制度。
第2條 適用范圍
本制度適用于采購交期延誤的原因分析、擬定及實施處理方案、提出供應商交期延誤預防及改善措施等工作。
第3條 職責劃分
采購部負責與質量部、生產部、物資請購部門及供應商溝通，統籌管理采購交期延誤事宜。
第4條 術語解釋
供應商如出現以下情形之一的，即可歸屬為采購交期延誤。
1．供應商未在采購合同規定的時間、地點準時交貨。
2．供應商在交貨期限滿后，經采購部催促仍未交貨的。
3．供應商在交貨期滿后，經采購部催促雖然交貨，但采購物資不符合采購合同的規定
4．供應商因不可抗力因素導致不能按時交貨的。
第5條 分析交期延誤原因
采購部發現供應商未能按時交貨時，應立即與供應商溝通，分析交期延誤的原因，明確交期延誤責任主體。
（1）如造成交期延誤的原因屬于以下情形之一的，供應商承擔交期延誤的主要責任。
生產狀況方面
▲ 產能無法滿足采購訂單需求
▲ 生產技術水平落后，無法滿足本公司要求
▲ 生產過程的重工率和不良率較高
▲ 生產計劃安排欠妥
▲ 生產設備數量不足或設備過于陳舊
▲ 供應商內部出貨檢驗不合格
生產管理方面
▲ 供應商無法掌握生產原材料數量及質量
▲ 生產進度管理不善
▲ 交期時間估計錯誤
▲ 出貨文件錯誤
▲ 報價錯誤
▲ 供應商缺乏質量意識、責任意識
供應商承擔交期延誤責任
（2）如造成交期延誤的原因屬于以下情形之一的，公司承擔交期延誤的主要責任。
采購流程方面
▲ 訂單寄發失誤
▲ 采購貨款支付失誤
▲ 對供應商的技術和產能調查不足
▲ 對品質要求不明確
▲ 未及時跟進供應商生產進度
▲ 頻繁更換供應商
溝通協調方面
▲ 臨時緊急訂貨，訂單前置時間不足
▲ 臨時更改產品設計、新材料規格
▲ 品質要求未能詳細說明
▲ 生產計劃變更未及時通知供應商
▲ 采購雙方沒有審核進度
▲ 未對供應商提供必要的技術支援
第6條 擬定、實施交期延誤處理方案
1．采購部經過與供應商、質量部、技術部、請購部門協商后，擬定切實可行的“交期延誤處理方案”，上交采購經理審核后，盡快與供應商達成共識，以便實施交期延誤處理方案。
2．因本公司原因導致的交期延誤，采購部應協同技術部立即聯系供應商，協助供應商解決問題。
3．因供應商原因導致的交期延誤，采購部可采用以下方式解決。
（1）采購部應供應商管理人員溝通，通過和平方式解決交期延誤問題。
（2）采購部要求供應商繼續履行采購合同，確定確切的交貨期限。
（3）采購部通知供應商解除采購合同，要求供應商履行合同規定的賠償責任，同時尋找可替代物資。
（4）采購部采取減少付款、更換等補救措施。
（5）如需訴諸法律，采購部應搜集相關資料，咨詢公司法律部或有專業律師訴訟解決。
第7條 供應商交期延誤預防及改善
1．采購部統計經常發生交期延遲的供應商，減少與該供應商的合作次數，如需與之合作，應對其進行重點監控。
2．采購部在發出訂單后，應定期詢問供應商進度，及時發現供應商在采購物資生產方面的問題。
3．采購部與供應商溝通過程中，如發現供應商出現誠信問題，應及時上報采購經理。
第8條 本制度由采購部制定，修改權、解釋權歸采購部所有。
緊急采購管理制度
緊急采購管理制度
第1條 目的
為保證物資供應及時，避免影響公司正常的生產經營活動，特制定本制度。
第2條 適用范圍
本制度適用于緊急采購的申請、審批、執行等工作。
第3條 職責劃分
1．采購部負責審核緊急采購申請，組織、實施緊急采購活動。
2．財務部負責審核緊急采購申請及緊急采購合同，并按照采購合同的規定支付采購款項。
第4條 術語解釋
緊急采購是指公司在生產經營緊急的情況下，來不及納入正常采購計劃而必須立即執行的采購活動。
第5條 緊急采購申請條件
如出現以下幾種情形之一，請購部門可申請緊急采購。
1．生產部因缺少生產物資導致即將停工。
2．生產部因事故進行緊急搶修。
3．市場環境發生重大變化。
4．公司臨時決定更換產品設計或生產工藝。
第6條 緊急采購審批
請購部門填寫“緊急采購申請”，在申請中列明采購物資的基本信息、進行緊急采購的原因，經請購部門經理簽字批準后，交采購部或總經理審批。
1．緊急采購申請的物資價值在 萬元以下的，由采購總監審批，審批通過后，交由采購部實施緊急采購。
2．緊急采購申請的物資價值在 萬元以下的，由總經理審批，審批通過后，交由采購部實施緊急采購。
3．低值易耗物資的緊急采購可由采購經理審批后，交由采購部實施，在緊急采購執行完畢后補辦相關手續。
第7條 緊急采購執行
采購部在執行緊急采購的過程中，應注意以下關鍵事項。
1．為縮短采購周期，降低采購成本，緊急采購應多采取電子采購的方式，盡量不采取國際采購的方式。
2．采購部應從供應商檔案中選擇合作伙伴。
3．緊急采購應盡量使用先提貨后付款的方式。
4．如因緊急情況，物資來不及進行質量檢驗時，應按照“緊急放行規定”執行，采購部對緊急放行規定執行過程進行監督。
第8條 緊急放行規定
1．采購部、質量部審批生產部提交的“緊急放行申請”。
2．質量部根據供應商以往物資質量檢驗情況對“緊急放行申請”進行審批，將審批通過的“緊急放行申請”轉交采購部，采購部根據質量部的審批意見執行緊急放行工作。
（1）對于物資質量不穩定的供應商，質量部可拒絕緊急放行申請。
（2）如緊急放行申請被駁回，采購部按照“物資質量檢驗制度”執行檢驗工作。
3．采購部對通過緊急放行的物資作出可追溯性表示，做好識別記錄。詳細記載緊急放行物資的數量、規格、標識方法、供應商名稱及供應商提供的證明。
4．質量部按照“物資質量檢驗規定”抽取樣品，對樣品進行優先檢驗，及時將檢驗結果通知生產部和采購部。
（1）如抽樣檢驗結果合格，生產部開始生產。采購部保留抽樣，并協同生產部嚴格監督物資的加工、使用情況，如發現異常，應立即追回。
（2）如抽樣檢驗結果不合格，采購部根據可追溯性標識和識別記錄，將不合格樣品追回。
第9條 本制度原則上每年更新一次，具體工作由采購部執行。
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