采購經理要主動思考和發現采購流程上的漏洞，及時改善優化流程，降低公司生產經營風險，避免給公司資金損失。但是采購環節漏洞產生的問題，不應該是采購經理一個人的事情，是整個公司運營體系的問題，經營管理層包括總經理和副總經理都有責任。每個公司都有自己的獨特性，這個公司完善的采購流程體系，是整個公司管理團隊多年經營積累、不斷改進的結果，其中包括有一些失誤和差錯。

采購業務典型內控漏洞及識別

由于市場競爭激烈導致賣方市場向買方市場轉變，使得采購環節成為舞弊風險的高發區，其中商業賄賂尤為嚴重，而且采購對企業成本影響重大。因此，采購業務通常都是各個企業管控重點所在。但是采購環節不僅僅是采購部門的事情，技術部門或者需求部門指定供應商，或者給各個供應商的技術要求不一樣，導致報價或者投標價格明顯差異，影響最終定點供應商。質量部門審核把關開后門，再好的供應商也審核出來一堆毛病，垃圾的供應商可能評分最高級。

典型漏洞一：采購方式不明確或多頭采購

企業需采購的物資或服務往往有很多類型，企業可根據自身實際情況，選擇不同方式：例如公司層面招標采購、采購部門（集團公司）統一集中采購、各部門分散主導采購等。采購方式內控漏洞表現形式通常有：未明確采購權限，各部門可自行采購；重要物資分散采購，導致效率低下、成本失控；針對不重要采購事項過度控制（如不管金額大小，都采用招標方式）。

例如：某家公司電腦采購權限不明確，發現辦公室、信息技術部、資產管理部都有權限采購電腦，辦公室認為電腦屬于辦公用品，而公司辦公用品是由辦公室負責采購的；信息技術部認為電腦是IT資產，公司IT資產和服務是由信息技術部牽頭采購的；資產管理部則認為電腦是一種固定資產，公司的固定資產是由資產管理部負責的。

因此，公司應明確采購職責分工，對不同種類物資、不同金額的采購明確采購方式。此外，對于大型集團公司，對于重要物資或服務，如果由集團總部建立統一采購平臺，無疑可以提升采購專業性，降低采購成本。采購方式內控漏洞導致潛在不利影響可能有：加大采購成本；個別部門或員工利用采購權限進行不當行為；降低采購效率等等。

漏洞識別：查閱公司采購相關管理制度規定；了解公司采購組織架構和職責分配；了解不同物資采購方式；抽查公司物資采購執行情況；綜合判斷公司采購方式是否合理，哪些物資采購方式存在漏洞。

典型漏洞二：未編制采購計劃或計劃編制不合理

采購計劃是管理人員在了解市場供求情況，認識企業生產經營活動過程中和掌握物料消耗規律的基礎上對計劃期內物料采購管理活動所做的預見性的安排和部署；采購計劃是整個計劃管理中的一環，一般根據生產部門或其他使用部門的需求計劃制定，采購計劃包括采購物料、采購數量、需求日期等內容。

采購計劃內控漏洞表現形式通常有：未編制采購計劃，采購時一事一議；采購計劃質量粗糙，實施是嚴重脫離實際；采購計劃未得到嚴格執行，對業務及采購部門不構成實質性約束，不按計劃采購或大量超計劃采購，造成浪費損失；同一個采購計劃多次付款。

采購計劃內控漏洞導致潛在不利影響可能有：所需物資短缺，導致無法及時滿足客戶需求；物資積壓，庫存大量增加，導致資源浪費，資金使用效率低下；財務部門面對突發性的采購用款需求，不能及時安排資金，資金管理困難；物流、質檢等采購配合部門工作計劃性受到直接影響；員工可能為了個人利益而采購一些不必要的物品，導致浪費公司資源等等。為此，企業在應完善采購計劃編制流程，采購計劃管理與企業預算管理、經營活動充分融合，提高采購計劃的指導性。

【案例】深圳某超市采購經理因收受了廠商大量的“好處費”，大額采購某廠商的商品并壓縮其他同商品的采購量，被供應商揭露而引致該高層的盤底調查，最后東窗事發。該采購權的歸口管理權由該采購經理來全權執掌。如果上面看出了品類結構或庫存積壓苗頭不對勁，他就會找很多理由來搪塞：說這個時期市場情況有變，競爭的原因等等。未出現特別重大的事故，上層是不會對采購經理進行盤底調查的，公司在制度上并沒有這個規矩，上層也不想多耗精力在這一塊上興師動眾地勞民傷財，這就給采購造成黑洞。該案例暴露出公司采購環節存在諸多缺陷，但可以看出，公司在采購過程中并無明確的計劃安排，而是采購經理可以隨意決定采購數量和進度，從而導致通過不合理的采購安排進行舞弊。

漏洞識別：檢查公司是否編制書面的采購計劃；檢查采購計劃編制過程和依據，判斷采購計劃編制合理性；通過抽查已執行采購，檢查是否按照采購計劃執行，實際采購是否與計劃存在重大偏離。

典型漏洞三：采購流程不相容職責未有效分離

采購部門有很多不相容職責，如：招投標過程中，采購部如果負責供應商錄入，就不應該有最終的決標權，以防止采購部違規選擇自己推薦的供應商；貨物的采購人不能同時擔任貨物的驗收工作，以防止采購人員收受客戶賄賂購買偽質材料，影響企業生產乃至整體利益；付款審批人和付款執行人不能同時辦理尋求供應商和索價業務；貨物的采購、儲存保管人不能擔任賬務記錄工作，防止繞過驗單，以減少誤記貨物數量金額的可能；付款的審核人應同付款執行人職務相分離；記錄應付賬款人不能同時擔任付款職務。

【案例】某動漫制作公司內審人員在審計過程中，動漫制作人員抱怨公司電腦經常死機、質量差，內審人員詢問公司采購流程，發現公司并未專設采購部，所有電腦都由行政部采購，行政部根據員工需求進行采購，供應商送貨到行政部，行政部通知員工領用。根據員工反映情況，內審人員打開部分電腦機箱抽檢，發現部分品牌機并非原裝，而是翻新機。因公司所有電腦送貨后并無專門檢驗人員，僅僅由行政部部長說了算，相當于行政部部長兼任采購與驗收職責，導致行政部部長與供應商勾結，以次充好。

漏洞識別：檢查企業是否有明確的不相容職務分離表，實際職責是否與規定職責一致，判斷是否存在同一人兼任不相容職務情況。