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一、采購管理業務流程

1.請購與審批控制流程

請購與審批控制流程

2.采購與驗收控制流程

采購與驗收控制流程

3.采購付款控制流程

采購付款控制流程

4.進口業務控制流程

進口業務控制流程

二、采購管理業務流程相關細則、辦法、規定、制度

1.采購授權與審批制度

采購授權與審批制度

2.采購與驗收控制細則

采購與驗收控制細則

3. 供應商評價管理辦法

供應商評價管理辦法

4.采購付款控制細則

細則名稱：采購付款控制細則

第1條 目的

為加強公司采購訂購、付款管理控制，確保按合同付款，維護公司利益，特制定本細則。

第2條 適用范圍

本公司采購付款作業，除另有規定外，均需參照本細則辦理。

第3條 職責

1．采購部負責采購訂約、確定付款方式等相關工作。

2．財務部負責按合同付款及進行相關賬務處理。

第4條 公司國內采購一般采用一次性后付款方式，即供應商的物資驗收合格后，一次性付清該訂單之貨款，特殊情況需總經理核準。

第5條 國外采購一般采用信用證付款方式，特殊情況需總經理核準。

第6條 采購款項需按采購合同規定或訂購單所約定的時間由采購部向財務部申請付款，統一支付。

第7條 采購部和財務部應根據每天的入庫單或收貨清單分別建立應付賬款臺賬。

第8條 采購部應在每批物資收貨后一周內及每月底與供應商核對賬務，防止出現差錯。

第9條 采購部根據收貨清單、結算單與訂貨合同、應付賬款核對無誤后，制定結算計劃。

第10條 結算計劃由結算人員根據訂購合同的時間要求、供應商的重要性、采購物資的時間、公司現有資金情況等制定，分清輕重緩急，結算計劃經采購部經理審核后，由主管副總審批。

第11條 在向供應商或配送方支付貨款時，結算人員需對照合同、收貨清單等仔細復核，并同預付貨款及應付賬款等全部債權一起清理結算，防止重復付款。

第12條 支付貨款時，財務部一般應采用銀行劃賬的支付辦法，結算人員必須在付款后5日內向供應商索要發票等有關票據或證明文件。

第13條 在部分物資緊張或供應商堅持要求先款后貨，所需貨款需由采購部、財務部審核，總經理嚴格審批后方能辦理。

第14條 采購結算人員需歸檔保管相關的采購合同、提貨憑證、收付款憑據，并設置備查登記簿，逐筆記錄預付款、已付款、余款等情況。

第15條 本細則由采購部負責制定、修訂和解釋。

第16條 本細則自公布之日起執行。

5.進口業務管理規定

制度名稱：進口業務管理規定

第1章 總則

第1條 目的

為規范公司進口業務作業，加強采購管理，遵循國際準則和國家法律法規，結合公司的實際情況，特定本規定。

第2條 范圍

進口業務除另行規定外，需參照本規定辦理。

第2章 進口業務申請審批

第3條 采購詢價、議價流程

1．采購部按照《請購單（外購）》需求急緩加以整理，依據供應商報價，并參考市場行情及過去詢價記錄，以電話（傳真）方式向3家以上供應商詢價。

2．除特殊情形外，采購人員應于《請購單（外購）》上注明進行比價、分析、議價的記錄。

3．請購物資規格、質量驗收較復雜時，采購部應附上各供應商所報的物資規格并簽署意見，再轉請購部門確認。

4．比、議價完成后，采購部填具《請購單（外購）》，擬定“訂購廠商”、“預定裝運日期”等連同供應商報價，送請購部門按采購審批程序報批。

5．《請購單（外購）》經報批轉回采購部后，采購部向供應商訂購并辦理各項手續。

第4條 采購審批權限

1．采購金額在××元以下者由請購部門經理、財務部經理核決。

2．采購金額超過××元者由總經理核決。

第5條 采購變更申請

采購項目經審批后又發生采購數量、金額等變更，請購部門需按新的情況所要求程序重新報批，但若更改后的審批權限低于原審批權限時仍按原程序報批。

第6條 如需與供應商簽訂長期合約，采購部應將簽呈和代擬的長期合約書，按公司合同審批程序報批后辦理。進口業務合同一般包括以下內容。

1．基本條款包括物資名稱、品質與規格要求、單價與總價、數量、貨款支付方式、裝運、包裝、保險等方面內容。

2．一般條款包括不可抗力事故、索賠規定、仲裁、適用法律、違約及解約等。

3．付款方式約定，包括匯款、信用證付款、托收、貨到付款、憑單付款等。

第3章 進口業務進度控制

第7條 采購部依照《請購單（外購）》及《采購控制表》控制外購作業進度。

第8條 采購部門在每一作業進度延遲時，應主動開具《進度異常反應單》記明異常原因及處理對策，修訂進度并通知請購部門。

第9條 采購部門一旦發現外購裝船日期有延誤時，即應主動與供應商聯系催交，并開立《進度異常反應單》記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并按請購部門意見辦理。

第4章 進口許可證申請管理

第10條 進口許可證是由國家統一簽發的、批準某項商品進口的具有法律效力的證明文件，也是海關查驗放行進口貨物和銀行辦理付匯的依據，公司需遵循國家相關法律法規，凡公司進口物資屬于國家宣布實行許可證管理范圍內，除特準者外，公司需辦理申領進口許可證手續。

第11條 提交申請。

1．公司在對外訂貨之前需向發證機關提交廳、局級以上或相當于廳、局級部門出具的申領進口許可證的正式函件。

2．申請函件內容包括進口商品名稱、數量、金額、主要用途、外匯來源、對外成交單位等。

第12條 發證機關在收到上述有關申請材料后，進行審核，審核同意后，公司采購經辦人按規定要求填寫《進口貨物許可證申請表》，經公司加蓋公章后，送交發證機關。

第13條 發證機關在申請表送交后的3個工作日內，簽發《進口貨物許可證》，公司憑已辦理對外訂貨及向海關辦理貨物進口報關和銀行付匯。

第14條 公司領取許可證后，嚴禁私自涂改進口許可證的任何內容，因故需要更改的，必須向原發證機關申述理由，經同意后填寫《進口貨物許可證更改申請表》一式兩聯，由原發證機關按規定進行審批，并簽字蓋章。

第15條 經發證機關核發的進口許可證的有效期為1年，若貨物在有效期內沒有進口，公司可向發證機關申請延期，發證機關視情況批準延長有效期（一般為半年），經加蓋更改專用章后有效。

第5章 投保

第16條 在FOB或CFR條件下的保險由公司辦理，公司一般與保險公司簽訂預約保險合同。

第17條 在收到裝船通知后，公司經辦人員需及時將船名、開航日期、提單號、物資名稱、數量、裝運港、目的港等內容通知保險公司，辦妥保險手續。

第6章 信用證付款管理

第18條 公司進口業務一般采購信用證進行付款，申請開立信用證的時間需符合同規定，合同未規定時，一般掌握在合同規定的裝運期前一個月到半個月左右。

第19條 采購部需提前向財務部提交公司內部的信用證開立申請書，并報請采購部經理，經財務部負責人與公司負責人簽審后，再向財務人員提供下列資料。

1．蓋有《法規審核專用章》的進口業務合同或委托代理進口協議正本一套。

2．銀行開證申請書。

3．如屬國家控制性商品，還需提供進口商品許可證或機電設備進口證明或進口商品登記證明等文件正本。

第20條 財務人員在備齊上述開證所需資料審核無誤后，盡快提交銀行，并按與銀行事先約定的保證金比例將款轉入銀行保證金賬戶。

第21條 信用證開出后，財務人員應及時取回信用證副本并采購部經辦人共同核對。

第22條 開出的信用證需修改時，采購經辦人應及時向財務部提出書面改證申請并附詳細內容，重要內容的修改還需采購部經理簽字，財務人員審核無誤后加蓋財務章送交銀行通知改證，并及時查收改證回單。

第23條 財務人員應根據信用證條款或進口業務合同仔細核查單證是否相符，以及各個單據之間是否相符，如若發現單單之間、單證之間有不一致之處，應及時通知付款銀行，停止付款。

第7章 驗收及索賠

第24條 對于國外訂購物資，經到貨開箱檢查發現缺損、質量低劣或因到貨延遲造成的經濟損失，可提出索賠。

第25條 屬于質量問題或損壞者，公司需首先需申請國際商檢部門進行檢驗和技術鑒定，取得公證手續并填寫有關資料和證明文件，按照合同中確認的索賠和仲裁條件向供應商提出索賠。

第26條 索賠的范圍規定

1．訂購的設備依據裝箱單查出短缺或不配套，應由供應商負責賠償。

2．設備在運輸途中如有缺損，除非遭受意外事故（災害、交通事故）作專案處理外，運輸部門應負完全責任。

3．設備到目的地時，發現包裝破損，經開箱證明損失屬于保險公司責任范圍之內者，則可向保險公司索賠，索賠視保險的種類而異。

4．發現設備質量與合同規定不符，如屬設計和制造的問題或因未經檢驗不合格的產品可向供應商索賠，其責任按合同的規定而確定。

5．因交貨延期影響公司生產、價格和資金利息上的損失，其責任或在供應商，或在出口商，或在運輸部門，應按具體情況及合同規定索賠。

第27條 索賠應具備的憑證和清單如下所示。

1．輪船簽發的卸貨證明單。

2．商檢部門的檢驗報告。

3．提單副本。

4．供應商的原發票。

5．供應商的原包裝清單。

6．運輸部門證明的缺損明細表。

7．應付賠款的清單。

第28條 向保險公司索賠時的憑證和清單包括保險單、提單副本、原出口商的發票、原出口商的包裝清單、損失情況及損失原因與金額的證明文件。

第29條 外購物資退貨或退換時，采購部應依政府規定期限向海關申請。

第30條 復運出口、進口的有關事務，采購部應負責辦理，其出口進口簽證、船務、保險報關等事務則委托出口機構配合辦理。

第8章 附則

第31條 本制度由采購部負責制定、修訂和解釋。

第32條 本制度自公布之日起執行。

6.采購預付款與定金制度

制度名稱：采購預付款和定金制度

第1章 總則

第1條 目的

為加強公司物資采購預付款和定金的結算與管理，保證各項款項使用合理、結算及時，有效控制壞賬風險，特制定本制度。

第2條 職責

1．采購部負責采購預付款和定金的申請，并對其安全性和及時性負責。

2．財務部負責按照生效合同辦理預付款和定金的支付、財務核算和監控跟蹤預付賬款的清理工作。

第3條 預付款是公司采購支付手段之一，預付金額比例應在采購合同中做明確規定。

第4條 定金指公司為保證采購合同的履行，經由財務部審批預先向供應商交納一定數額的錢款，定金具有擔保性質。

第2章 預付款與定金的申請與審批

第5條 采購部應嚴格依照公司預付款和定金管理的限制條件進行采購談判和支付。

第6條 原材料采購原則上不得支付預付款或定金，如確需支付預付款或定金的，應經總經理審批，賬期不得超過××天并且金額不得超過總價的××%。

第7條 大型設備購置，原則上預付款總數不得超過××%，支付時應嚴格按照采購總值審批，在設備未試用驗收之前，預付款總數不得超過采購總價的××%。

第8條 簽訂采購合同時，公司供應商應對各類預付款和定金的數額以及償付方法做明確的規定。

第9條 申請預付款時需采購部持審批后的有效合同辦妥預付款業務初審手續，經財務部復審后，報總經理審批方可支付。

第10條 因資金調度原因，間隔30天以上已批未支付的預付款申請，支付時需經財務部重新簽字確認。

第11條 采購部經辦人需按采購合同規定的時間組織收貨，驗收入庫并辦理結算。

第3章 預付款和定金的財務處理

第12條 預付款或定金自支付之日起由財務部負責登記臺賬，跟蹤預付款的預付、結算過程。

第13條 每月初各財務部根據預付款臺賬信息，書面督促采購部經辦人員及時結算、沖報。

第14條 財務部每月對預付款和定金進行分析，并向采購部提供未清理明細報告，督促其及時清理。

第15條 每年年終，公司全面清查預付賬款和定金的使用情況，并與供應商核對無誤后書面簽章確認。

第16條 公司將逾期未核銷預付款對應的供應商列入禁止交易黑名單，取消其參與公司采購招標或競選資格。

第17條 對確實無法收回或核銷的款項，公司應詳細分析原因后及時處理，不得長期掛賬。

1．由于工作人員失誤造成的，要追究有關部門和經辦人的責任。

2．對因供應商原因造成的預付款或定金無法收回或核銷，并已盡追索義務的，應按照公司審批權限報批后以壞賬處理予以核銷。

第4章 附則

第18條 本制度由公司財務部擬定，自下發之日起執行，如與前期規定相抵觸，以本制度為準。

第19條 本制度未盡事宜，參照有關規定執行。

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