眾所周知，資源大多數時候是有限的，項目經理需要充分利用手頭的資源。

項目管理中的資源分配或資源錯誤配置往往是導致項目失敗的最大因素。大多數團隊通常在資源“利用不足”和 “過度分配”之間來回搖擺——這兩種情況都不利于其效率。

有效管理項目的 10 個資源分配技巧

項目資源多種多樣，以下是在管理項目時可以執行的高效資源分配方法：

1. 分析項目范圍

在開始制定計劃分配工作前，了解清楚所負責項目的范圍。確定好項目的類型和規模、最終目標、預算、持續時間等。還需要了解團隊及其能力，以便為項目分配合適的團隊成員。

2. 確定資源

下一步是戰略性地確定和收集所需的資源。由于大多數企業在同一時間開展多個項目，項目經理在人力、財力、物力、地點等方面的可用資源可能有限。請確保有所需的資源可供分配。創建可用和所需資源的列表，并確保它們符合分配的預算。

3. 為變更制定備用計劃

作為項目經理，可能已經經歷過大多數項目偏離原計劃的情況。項目范圍、預算或時間表的變更都會影響項目的交付。

對于意外的項目計劃變更，項目經理應該始終有一個備用資源分配計劃。

4. 將項目劃分為較小的任務

項目管理包括將任務劃分為子任務、分配子任務、為每個子任務設定固定的預算和期限。資源分配是這一過程的重要組成部分，因為資源是管理和分配給每項任務的，而不是項目層面的。

在將項目劃分為任務和子任務時，要盡量識別危險信號，如團隊成員無法完成任務或任務之間存在依賴關系。成功將項目劃分為若干任務后，就可以制定備用恢復策略，以防出現與預期不符的情況。

5. 跟蹤項目進度

資源分配是指有效利用可用資源和團隊能力。衡量資源利用率可以有助檢查團隊的工作情況。密切關注時間跟蹤和員工的工作量，確保任務完成的時間不會比平時長。

項目經理可以設置時間估算，確定完成工作需要多少時間。這樣就能輕松識別出哪些員工有太多（或太少）工作要做。

使用出色的項目管理軟件，如8Manage PM，可以將估算值與實際值進行比較，了解資源是否分配得當。

6. 不要過度分配資源

當資源在給定時間內分配了過多的工作時，就會出現過度分配。如果不加以解決，這個問題會影響成員的工作效率、士氣、工作標準等。

作為項目經理，你可以通過以下方式解決過度分配問題：分配額外資源、替換資源、延遲低優先級任務或縮短任務持續時間。

7. 采取整體方法

過于專注于某個過程而忽視了正在發生的事情，是一個常見問題。這不僅僅比較項目預期結果和實際結果。

項目經理應經常評估資源狀況。例如，是否有人休假，是否有人生病，團隊的日程安排如何？哪怕一個微小的細節，都可能導致項目失敗。

8. 資源平衡

資源平衡清楚地說明了在現有資源限制下可以完成哪些工作。

它既可用于人力資源，也可用于物質資源。當關鍵資源只能在規定時間提供、分配過多或數量有限時，就需要使用這此工具。

9. 使用軟件工具管理資源

在這個技術驅動的時代，使用專為簡化項目管理和實現團隊間協作而設計的項目管理軟件，是高效管理資源的有效方法。在8Manage PM項目管理軟件中，由于所有強大的功能都集中在一個平臺上，項目經理無需在不同地點使用多個工具，從而節省了時間和金錢。

● 自動根據資源技能和可分配時間查找合適的資源
● 跟進資源的計劃分配，實際分配和實際使用
● 根據資源分配自動進行費用估算和預算
● 對資源的計劃與實際使用記錄進行比較分析
● 自動檢測資源的過度分配與不合適的資源
● 通過甘特圖、項目日歷等工具分配資源

使用8Manage PM，你可以完全控制項目，直觀了解項目進度，確保團隊中的每個成員都在同一頁面上。你還可以知道某項任務是否落后于計劃，并設置自動提醒任務負責人。

10. 使用資源報告

即使已經勾勒出一個很好的計劃，但項目經常會發生變化。因此，資源報告會告訴你，實際情況與計劃相比如何。

8Manage PM 提供各種資源計劃與使用報表。你可以使用它來創建詳細的項目和資源報告，通過簡單的路線圖時間表和圖表直觀地了解項目進展情況。你也可以使用系統的單個報告來分析所有項目的績效和進度，并充分利用資源管理報告提前制定計劃。

結論

規劃和實施高效的資源分配可以為企業帶來多方面的好處。它有助于消除不必要的工作延誤，應對范圍的突然變化，并跟蹤項目進度，以確保企業從有限的資源中獲得最大收益。

但資源管理非常復雜，經常動態變化。如果沒有8Manage PM這樣的實時項目管理軟件，幾乎不可能進行充分管理。