在A公司做業務流程梳理項目時，分管領導在反饋一個問題：業務部門抱怨采購流程復雜，審批節點多采購周期長，采購部門則說業務部門提交需求不準確，需要反復溝通確認，甚至在采購環節中，業務部門還進行采購需求的變更，從而拉長了采購時長。

針對這一反饋，優化小組就采購紙巾這一需求進行分析，結果大出意料。

對一個小企業來說，購買紙巾不是一個大事情，但對一個大企業而言，紙巾采購的需求量就比較復雜，且用途比較多，要求比較多，那么在采購的時候會遇到問題。業務部門提交采購需求，說要購買紙巾，但沒有明確具體的用途、樣式等，但采購部門就要和業務部門溝通，具體的用途、樣式，因為每個部門每個人提交采購需求可能是不一樣的，加上采購部門沒有形成比較完善標準化的物料庫，若存在描述不規范，最終導致需求可能也不一樣。如，市場部門需要采購紙巾，是隨便購買一種就好，還是用于市場推廣活動贈品？若是做贈品，則需要考慮定制，就需要明確紙巾的包裝上印制公司的相關信息，但這個信息又是不確定的，因此需要進行大量的溝通。

看似一件很小的事，若是缺乏統一的標準、描述清晰的需求，則組織內的溝通成本就比較高，效果還不一定會好，因此需要結合業務部門的個性化需求，進行定制需求，從而引起整個采購周期當拉得很長。

為此，優化組研討輸出的解決方案，將紙巾按業務需求場景及不同的用途提煉成幾個標準化的采購品，維護在物料庫中，同時對定制化的紙巾也做了限定，這樣簡化需求提報的標準及溝通成本，采購部門快速推進工作；當然在針對極個別個性化需求，也設立特批采購流程進行提交。

這樣，采購申請流程從原來的37天縮短到了5天，采購效率提升了、縮短采購周期，有效的控制成本，提升業務部門滿意度。

在企業很多的流程問題，如組織協同差、部門扯皮多等追其根源，大多都與不重視業務規則及管理標準化建設工作有關。業務管理標準化不足，很多事情最后就要靠人治，流程優化慢慢就失去了可能性。

一個不重視業務管理標準化建設的企業，常見的幾個現象：

1、領導文化很濃厚，組織內政治斗爭比較明顯；

2、流程整體設計風格是“又臭又長”，組織效率較低；

3、一般缺乏有效的績效體系的引導。