項目溝通常見的問題

早上項目開晨會的時候，睿哥對項目團隊中的人員進行點評。每個人都在講自己要做的工作內容是什么，然后有什么問題。團隊現在的規模是十五個人，每個人講幾分鐘，結果一個項目晨會被開成了常規會議，開了將近一個半小時。看到這種情況其實作為項目經理或項目管理的負責人員是應該進行反思的，因為此時的項目溝通成本已經很高了，這時候我不禁想起自己以前在某銀行的時候，我們舉行PMO的例會的時候，所有的項目經理都要參加，有十幾個項目經理，每個項目經理都會負責幾個項目，整個pmo例會一般會持續3個小時左右，基本上是半個工作日的標準。結合自己的這些經驗，總結在項目管理的過程中，在項目的溝通管理方面存在的主要問題包括：

沒有標準的溝通方法

溝通的主要類型包括正式溝通和非正式溝通，正式的溝通包括會議和報告等方式，非正式溝通包括私下里聊天等等。在很多的項目團隊都采用的是私下的溝通，而缺少正式的溝通。也就是沒有例行的會議和報告制度。這在實際的項目管理中是不符合要求的，標準化和正規化是管理成熟度的第三等級的要求，一個項目團隊想要提高自己的效率和默契程度必須實現嘎案例的標準化和正規化，同樣溝通管理作為項目管理的一個方面正式溝通的制度必須建立。

溝通成本過大，效率太低

溝通成本過大就是上面我提高的例子，管理者不注意自己的管理幅度的控制，盲目地進行扁平化的管理。在前一個階段扁平化管理作為互聯網企業的一個法寶被大家接受和認可，因為在互聯網項目扁平化的管理的確可以降低溝通成本，提升溝通效率。但是扁平化管理也是有自己的局限性的，管理幅度就是一個關鍵。大家都知道一個人的最優管理幅度是6-8個人，最大的管理幅度是10個人。一旦超過自己的管理幅度我們的管理工作就會出現成本過大和效率太低的問題。所以在超過管理幅度以后我們通常的做法就是增加管理層級建立管理金字塔結構。

溝通效率低下，形不成溝通決議

很多匯報會議會把所有的問題在會議上進行討論，這也是我們業界的一個常態。會議開得特別長，大家會議沒有一個核心的主題，整個會議更像是在進行頭腦風暴發言沒有組織和順序。記錄會議紀要的人員無從下手，而且會議經過長時間的討論以后形成一個決議，需要另外組織一次專門的溝通。這就是我們在項目溝通中遇到的主要問題。

對于項目溝通的原則要求

綜合以上的溝通存在的問題和在項目的溝通管理中我們需要遵循以下原則：

原則一：開會 不落實=0

我們看到過許多的項目團隊，每周都開項目例會，而且項目經理也會將項目所面臨的的問題和風險寫在會議所使用的項目周報中，但是無論是開周會的時候還是開完周會以后這些問題和風險都得不到落實和解決。導致項目出現巨大的風險，項目延誤或終止等情況。就是因為我們沒有遵循這樣一條原則。

原則二：布置作業 不檢查=0

工作或作業怎樣才算完成，很多項目都是向相關人員報告完成就算完成了。結果這些沒有經過檢查的作業到真正的使用的時候忽然發現出現各種問題和BUG，而此時在進行優化而時間又來不及了。我就在項目中遇到過這種情況，對于項目成員交付的工作沒有進行檢查，結果在第二天給客戶進行演示的時候出現了各種問題，導致了演示的終止。所以如果布置作業而不進行檢查那么很有可能的結果是零。

原則三：抓住不落實的事 追究不落實的人=落實

有些項目經理的管理選擇比較平和的管理方法，對于項目成員出現的延誤和錯誤不進行追究，怕這樣做會影響關系或惹惱別人，屬于老好人式的管理方式。但是我們研究了很多的案例以后發現越是推行這種老好人式的管理，整個項目管理越是矛盾重重。因為人都有一個特點就是得寸進尺，他不斷地試探你的底線然后進行突破。是自己的權利不斷擴大，但是他的這種做法又會對其他的人產生影響，那些干活好干活多的人就會產生不平衡，甚至向這種人行動上進行看齊。這就是不進行落實和追究的后果。

開展項目溝通需要做的主要工作

凡是溝通必有準備

很多的項目經理在進行項目溝通之前缺少溝通的準備工作，致使在溝通的過程中出現各種狀況，例如對溝通地點的選擇就是一項重要的準備工作，怎很多的組織會議室的資源都很緊張。如果一個項目經理在決定開展某項溝通立刻定會議室的時候就會出現沒有會議室可定的情況，一定要進行會議室的提前預定。另外一種會議準備不足的情況更加常見，例如連接大屏進行投影的時候，因為設備等原因可能需要各種的調試。所以凡是溝通不需要有溝通前的準備，保證溝通能夠正常進行，作為一個項目經理切忌臨時抱佛腳。

凡是溝通必有主題

溝通為了達到應有的效果和效率，每次溝通應具備主題，一定要明確溝通的目的是什么，這樣才能夠使大家的溝通內容和思想實現集中。避免在溝通過程中出現思維和話題的分散，這樣進行的溝通很有可能開成頭腦風暴的形式。大家思維過于發散導致不能達成一致的意見和成果，導致溝通時間過長或效率過低。

凡是溝通必有紀律

很多的項目團隊在進行會議或者溝通的時候會發生激烈的碰撞，甚至是爭吵。這個在很多項目實施的時候都是不可避免的，但是如果沒有一個溝通的幾率進行約束的話，會發生一些進行人身攻擊的情況這在溝通的時候要避免。還有就是如果沒有紀律的約束，還會出現一些遲到或早退等情況，這些同樣需要建立合適的紀律來進行避免。

凡是溝通必有議程

對于參與人數比較多的溝通，有一個會議議程和會議主持人是非常必要的。沒有議程和主持人的話溝通過程就會非常的混亂，我曾親身經歷過不少這樣的情況，會議沒有一個合適的議程和主持人結果會議過程混亂，每個人都不能充分進入自己的角色甚至出現一些發言準備不足，很被動的情況。所以我們還是建議凡是溝通必有議程。

凡是溝通必有結果

溝通結果也就是決議，建議我們每次會議都要有一個決議，而且能夠對需要解決的事項明確責任人和解決時間。也遇到過許多的會議雖然也有決議和需要解決的問題但是就是沒有明確責任人和解決時間，這樣做的后果就是問題得不到任何解決，而且因為沒有明確責任人出了問題以后有沒有辦法追責，造成工作之間互相推脫互相扯皮。