對檔案管理系統、CRM、ERP等系統的認識與定位(基礎普文)(檔案系統需求)
要義引子—子貢問為仁。子曰:“工欲善其事,必先利其器。居是邦也,事其大夫之賢者,友其士之仁者?!薄鬃印墩撜Z·衛靈公》
首先,我們必須承認認證行業對于互聯網新技術的應用與迭代水平與其它行業相比(如制造業及現代服務業)處于整體偏低水平,多數認證軟件開發語言和技術架構仍然是在使用20幾年前就被淘汰的落后技術。
導致這一落后的因素主要有:1、很長一段時間內,整個認證行業“由上而下”推動力不足,沒有形成“倒逼”趨勢。2、認證機構對互聯網知識的獲取沒有獲取渠道,對互聯網技術沒有準確認識,造成內部新技術的(模式)貫徹阻力及轉型困難。3、多數服務于認證行業的軟件公司對于新技術的引入及產品的迭代投入不足,只是賣軟件而不注重服務和技術知識在業內的傳播,造成幾十年賣的還是那一套陳舊的軟件,固步自封。
本周我從先認識幾個軟件的概念開始逐步深入,了解當前技術領域對于需求的新定義及技術變革關系,這將對您能夠準確描述內部需求與軟件服務商有效溝通提供知識支持。
01
幾款業務管理軟件的發展史
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第一代配合現有工作方式的軟件—檔案管理系統、MIS
幾十年前由于基礎辦公軟件的大量使用(OfficePPTPSPDF等),工作方式發生變化,讓以前手寫的文件可以通過計算機進行編輯、傳遞并存儲。由于認證流程本身就是標準化程度較高的,所以,對于檔案及信息的管理的兩款軟件,恰好滿足了當時機構最基礎的“認證評審信息傳遞”和“電子卷管理”的需求,隨之而來的存儲和流轉需求。這一時期主要來源于機構自身工作方式的改變產生的軟件需求。
簡單的理解,不管用這階段的哪個系統,核心原理都只是將線下認證工作流程和標準文件照搬到系統上,解決在多個業務流程環節中多個壓縮包和各種表單信息進行準確傳遞并存儲的問題。使用這類系統的機構,還不能稱為真正的數字化系統,因為系統沒有“智商”,本質更像一塊“硬盤”,把每個人的工作資料存在了一起,有關系的文件和信息進行了組合。隨著技術的發展尤其是市場態勢的變化,這一代軟件為了適應繼續生存(還能忽悠賣),也與基本同一時代的OA系統借鑒或整合,完善了對過程化管理相關的功能。
名詞定義:
檔案管理系統—通過建立統一的標準以規范整個文件管理,包括規范各業務系統的文件管理的完整的檔案資源信息共享服務平臺,主要實現檔案流水化采集功能。
MIS信息管理系統—管理信息系統(Management Information System,簡稱MIS)是一個以人為主導,利用計算機硬件、軟件、網絡通信設備以及其他辦公設備,進行信息的收集、傳輸、加工、儲存、更新、拓展和維護的系統。
02
第二代滿足于經營(業務)鏈管理的標準軟件—ERP、CRM
這一代軟件引入國內的機會,是因為企業管理理念的變化(就是總有人找你 報名企業管理課程的時候)及技術條件的發展,出現了以供應管理、運營管理、客戶中心為理念的更全面的需求,企業希望軟件產品與自身業務運營及管理更加密切,強化企業某個環節。這一代軟件的實踐使用者,主要從以B2B電子商務類企業為先鋒代表。由于所處行業不同,也形成了不同的選擇結果。這一時期企業管理理念的變化,軟件也不僅是存儲數據還在使用數據。
以客戶為中心的管理模式選了CRM
客戶關系管理,選擇這類的企業首先屬于銷售型公司(比如賣阿里巴巴企業會員的),而且其(虛擬)產品生產或售后服務比較簡單。所以企業關注核心點就在銷售端,希望通過系統為自己的客戶、渠道建立信息數據關系。以客戶為數據和管理核心原點,記錄一下企業與客戶、渠道(供應商)之間的互動狀態,獲得各類數據,通過計算模型,對后期的市場營銷和銷售過程持續優化。這一系統核心價值就在維舊拓新、集中管理、降低營銷成本、渠道及市場人員管理。
但是,這種單純以客戶關系為核心點的軟件,更多就是個銷售環節的管理模塊。對于我們的認證機構來講就有所不足了,對于認證的長鏈條“生產服務”場景,這一系統只適合給市場部使用,來幫助市場部不斷提高業績,其它部門用不上。
以資源鏈管理為核心選了ERP
企業資源計劃管理,首先ERP系統可分為傳統定義和新定義,傳統的ERP定義只是進銷存業務流的鏈化管理系統軟件。他著重從生產計劃到銷售到財務的功能。貼合當時的扁平化管理和效率管理的需求。偏重于企業職能環節鏈的優化管理。傳統ERP更適用于實物產品企業使用。隨著市場變化傳統ERP演化變成了SCM、WMS、SRM等等。
認證行業對這種軟件基本沒有直接接觸,但這一代的技術已經在使用系統的機構中有所應用,這時候大量的計算模型相對成熟,優秀的機構對自己內部管理規律的總結,使得原有的檔案管理系統MIS產品進行了功能補充完善。比如實現了評審流程部門間具有交互能力、信息不再完全依靠壓縮包獲取,開始分用戶端,數據開始建立表格,部分環節具備計算后判斷能力等。
在這一代認證行業多數機構沒有接觸或投入,原因一是這階段軟件的造價成本都偏高,二是當時認證行業內軟件服務商沒有將新理念產品化到認證行業,這也是主要因素。
03
第三代云 跨平臺泛化定義的軟件出現—泛ERP概念
這一階段是技術的革命和跨平臺化理念的結合階段。這一階段從企業軟件角度稱為企業資源計劃管理(ERP),他即繼承了以前的經驗積累,借助支持跨平臺技術(如JAVA),讓以前的垂直單一各功能軟件合并一體成為可能(嗷嗷熱的“平臺理念”的實現基礎來源于此),落到認證行業的需求來看,這時候的泛ERP是不僅要具備從客戶(渠道)管理、銷售管理、財務管理、認證評審管理等基礎流程功能外,還要有服務管理、人力資源管理、業務流程管理、綜合數據管理及標準化管理能力。簡單理解,它是一個具有OA、CRM、MIS、檔案管理等軟件優點于一體的綜合性數字化信息系統,它以提高企業核心競爭力為目標。
名詞定義:
客戶關系管理系統CRM,是指利用軟件、硬件和網絡技術,為企業建立一個客戶信息收集、管理、分析和利用的信息系統。
企業資源計劃即 ERP (Enterprise Resource Planning),在我國 ERP 所代表的含義已經被擴大,用于企業的各類軟件,已經統統被納入 ERP 的范疇。它跳出了傳統企業邊界,從供應鏈范圍去優化企業的資源,是基于網絡經濟時代的新一代信息系統。
作為認證行業軟件服務商更應該從機構需求本身出發,結合當前行業形勢,為行業和機構引入新的跨平臺技術,幫助企業加速或跳躍式完成數字化進程,提高核心競爭力。
02
開發技術的語言迭代簡介
據我調研認證行業現在的軟件服務商根據團隊年齡使用了不同年代的語言。
一階: .net、ASP
.net是2000年左右熱門語言,基于windows平臺級窗口組件化的特點流行一時,但是其運行效率低(慢)、內存溢出(崩潰沒響應)、開放性低的問題,沒幾年就被網頁技術所淘汰了。其多數以客戶端形式出現,所以還存在安裝復雜,跨PC不能使用等問題。尤其是新的移動端和云表現很差。當前市面上基本很少有.NET的從業人員,年輕的碼農基本沒人會用了。
ASP是一種開發網頁(web)為主的語言,也與windows有密切聯系,在那個年代,因為.net等語言不支持開發網頁,所以它就成了補充性的網頁類產品開發語言。包括后邊的JSP語言,都讓大家不需要任何附加的客戶端支持即可使用。但安全性、穩定性、跨平臺性依然較差,所以也就是做個官網啥的還行。
隨著近些年網絡和硬件成本的降低,安全性、易用性、便捷性、跨平臺等方面的技術成為趨勢。
二階: PHP
php也是一種網頁開發語言,他開發速度快,跨平臺,對數據庫交互能力也不錯,所以不僅可以開發官網的簡單產品,還可以開發較為簡單些的辦公軟件。其安全性要比windows的好很多,但對于大數據的處理支持不足,不適合大型軟件的開發。
三階:JAVA
Java是純面向對象的語言。他不區分windows、Linux、MacOS還是別的系統都可以運行。java語言不僅支持客戶端的開發也支持網頁的開發,在計算機、移動電話、家用電器、大數據等領域無處不在,并且具有較好的安全性和高性能。支持BS構架的應用。這也是當前市場主流技術市場,大量人員聚焦這一語言開發。
我們當前為認證機構提供六款產品如下:
軟件名稱 | 產品描述 | 結果預期 |
認證ERP數字管理系統 | 認證機構核心系統,支持三體系、服務、產品認證領域及流程模板自定義功能。并可配套成熟模板及基礎數據; 從項目受理到信息上報,從人員管理到卷宗管理; 還有電子簽章、證書二維碼、自動計算審核人日、應急響應、資質直查、財務自動對賬等等多個實用亮點功能; 并滿足輕量級CRM系統需求。技術上是網頁形式,無需安裝客戶端,有電腦即可工作。 | 1、降低機構日常工作復雜性,提高信息化辦公效率; 2、對檔案及雙隨機應對更從容,操作更方便; 3、高薪專家可以通過系統將經驗傳遞給基礎崗位; 4、對于傳統機構,至少可減少雇傭一組基礎員工。 |
認證商學院教培系統 | 又叫“審核員能力確認系統”。機構可實現在線學習、在線考試、自動出卷評卷、在線調查等功能。 |
1、大幅度提速將人員能力確認工作; 2、人員管理可與ERP互聯,合格即上崗; 3、能力確認全鏈條數據存儲,隨時備查; 4、機構通過培訓對外合作的一個“有效”工具。 |
合同評審輔助工具 | 我們將多名專家老師的數十年工作經驗數字化,輸入關鍵字即可自動判斷認證范圍、專業代碼、所需資質等信息; 實現了沒有合同評審經驗,也可進行合同評審工作。 | 1、降低合同評審環節人員素質要求和人員; 2、提高合同評審效率; 3、高薪專家可將經驗錄入系統,指導全機構工作。 |
認證機構官網 | 標準機構官網,提供人員 證書的查詢功能,可集成一切外部鏈接數據。 | |
認證銷售寶 | 為市場銷售人員提供的報價工具,實現報價的市場比價及出證后證書效果,讓銷售報價和推進工作更簡單。 | 直觀比價,快速分享,快速受理; |
企業資料空間 | 為機構辦理認證的企業提供的一個資料查詢空間,可查看企業自己辦理的證書電子版及辦理證書所需掌握的電子資料。 | 無紙化辦公具體體現; 在線資料,隨時補充; 企業通過賬號密碼,隨時備查。 |
*以上系統提供SAAS系統和獨立部署版本。系統支持機構按需升級定制,如多語言版本、移動端開發等。只收服務費,不收開發費,首年次年都一樣。還可按功能選購組合,靈活支付。