姜曉亮 國際法學碩士 counsel@attorney.net.cn

2023年12月5日，最高人民法院公布《關于適用〈中華人民共和國民法典〉合同編通則若干問題的解釋》，內容涵蓋民法典的債法總則、合同總則兩大部分，該司法解釋將對企業合同合規管理產生重要的影響。建議顧問單位首先組織相關管理人員結合民法典的相關規定進行學習研討；其次是更新合同合規管理的制度與流程；接著是修改與供應商，客戶等的格式合同文本；最后是通過修訂各個部門與人員的崗位責任加以落實。

1.合同策劃

1.1 管理模式
企業的合同管理一般采用各部門歸口管理的模式，如供應商合同管理；客戶合同管理；物流合同管理；基礎設施合同管理；行政類合同管理等。本流程不涉及人力資源合同。

1.2.各類合同模板的修訂
結合民法典合同篇的相關規定，對常用合同及相關協議的模板進行修訂。合同模板先由部門擬定或修正，并按規定的流程經公司研發部門，銷售部門，采購部門，財務部門，生產部門和公司負責人審核，同時請法律顧問參與審核。企業在合同模版的條款中應當明確雙方約定本合同條款不屬于格式條款，同時企業的合同模板不應添加本企業的各類標識。具體可以參考《企業與法手冊》中的《編撰合同模板的法律建議》一文。

1.3.電子數據合同
民法典合同篇規定，以電子數據交換、電子郵件等方式能夠有形地表現所載內容，并可以隨時調取查用的數據電文，視為書面形式。具體可以參考《企業與法手冊》中的《通過email簽訂與履行合同的流程》一文。

1.4.履約擔保
對資信不明的客戶，需首先要求客戶其提供擔保后，才可以信用銷售：
1）客戶提供不動產抵押擔保，在雙方簽訂《不動產抵押合同》并在依法辦理抵押登記后，方可供貨 ；同時還需查詢所抵押的廠房是否已經被第三人實際占有的情況。
2）關聯公司提供保證擔保；關聯公司提供擔保，除了簽訂保證協議外，企業需要收集三方面的證據作為保證協議的附件：擔保公司的公司章程（由公司提供或工商局調取）；擔保公司的股東會或董事會決議（如果是復印件一定要核對原件并要求擔保公司在復印件上蓋章確認；擔保公司股東同意公司對外擔保的證明或者讓同意對外擔保的股東直接在擔保合同上簽字（同意的股東人數必須符合章程要求）。
3）客戶的法定代表人及股東的夫妻提供保證擔保；應在合同中明確保證人的保證責任應是連帶保證責任，而不是一般保證責任。民法典合同篇對保證責任的規定作了修改，需要在合同中明示連帶保證責任，否則為一般保證責任。

2. 合同訂立

2.1 資信調查
訂立合同前，掌握對方的資信等情況，如注冊資金，實數資本，經營能力，納稅情況，職工工資，付款信譽，公司信譽，生產狀況，公司資產和負債。通過客戶信用的評估和控制程序，實現交易決策的定量化和程序化，從而控制風險。

2.2 合同審查
合同審查是對合同中可能存在的商務風險與法律風險，基于供應商或客戶的資信情況，并按照法律的規定及法律顧問的判斷提供意見。 對在合同審查過程中發現合同中所存在的對企業不利的條款，特別是嚴重不利的條款或重大權益未予約定的情況、存在嚴重瑕疵可能導致合同或其部分條款無效的情況；但是否接受該等條款 需要由企業綜合評估后決定。具體可以參考《企業與法手冊》中的《企業審查商務合同的流程》一文

2.3.簽字蓋章
在合同效力條款中規定合同須由雙方簽字與蓋章方能生效。重要合同應分別由法定代表人與委托代理人簽字，然后由公司蓋章；一般合同應由委托代理人簽字并由公司加蓋公章。
嚴禁在空白文本上蓋章。通常先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章。合同文本2頁的可以雙面打印；3頁以上的須加蓋騎縫章。

2.4 合同登記
合同蓋章生效后，各部門按公司合同管理流程對合同進行編號并登記。合同文本原件需按規定保管；履行合同是使用復印件或PDF文本。

3. 合同履行

3.1.貨款結算
財務部門依據合同進行發票的開具與收取；收款與付款工作，付款單位與合同對方當事人名稱不一致的，財務部門應當督促付款單位出具委托付款證明。 在合同履行過程中，合同對方所開具的發票必須先由具體經辦人員審核簽字認可，經主管簽字同意后，再轉財務審核付款。
對供應商的付款條件：
1）預付款必須憑生效的合同；
2）進度款必須憑合同和履行進度證明；
3）驗收后付款必須憑合同、檢驗單、入庫單、發票；
4）保質金必須憑完成義務證明。
對客戶的收款程序：
1）業務部門負責統計與催收。
2）財務部門負責匯總及督促檢查。
3）客戶未按時付款時發送對賬單。
4）客戶再不付款時，發送付款通知。

3.2 質量糾紛
首先需要固定相關證據：合同，技術協議，送貨單，質量保證書，照片和錄像，備忘錄；提交有關鑒定機構和技術部門進行質量鑒定；保存好雙方就質量糾紛的往來快遞，座談記錄，協議等；出具相關損失的財務報告。

3.3 應收賬款
對公司的應收帳款實行系統化的管理，包括交易條件，信用評估，部門審核，定期對帳，定期探訪，合理激勵等多種有效的措施，縮短收帳周期，減少呆帳、壞帳的損失。
對客戶應付而未付的款項，建立應收帳款案卷，如合同、送貨單證、發票、往來email、客訴、對帳單等等；分析原因，研討對策。對大筆金額的欠款及信用狀況不明的客戶，在每次郵寄發票時必須同時附寄對帳單（并在合同中增加對帳條款）。
參考文獻：《企業與法手冊》中的《企業應收賬款風險管理流程》。

3.4 EMS信函
按照司法判例，企業需要通過EMS寄送重要的文件與發票等文件，否則如果對方否認的話，法院可能會認為未送達。
格式合同中應增加通知送達條款，約定因企業地址或名稱變更而無法送達的處理方法。
變更或解除合同的通知和回復應符合公文收發的要求，必須在填寫快遞單時在內件品名欄目內注明信封中的文件名及內容，快遞存根或簽收憑證作為合同組成部分妥善保管。

3.5 違約責任
企業可以在合同中約定一方違約時根據違約情況支付具體數額的違約金。之所以選擇約定一個具體數額的違約金，是因為很多情況下守約方的損失難以證明。如果一旦違約，要由守約方來證明其違約損失，那當事人對于在合同對于違約金的約定就會落空。

4. 合同評估

4.1 對每一供應商與客戶單獨建立檔案
業務部門,技術部門和財務部門應當根據合同的分類，按公司的要求，不定期匯總各自工作范圍內的合同訂立和履行情況，所有涉及客戶與供應商的營業執照，資質證書，產品質量；產品安全；延時交貨；投訴處理；技術支持；包裝條件；規格準確；單證文件；交貨數量；保修維護等文件, 均應建檔。

4.2 合同評估會議
評委由公司領導與采購，生產，質量，銷售，財務等部門的人員組成。評估內容：
采購部門: 價格、數量穩定、按時交貨；
質量部門: 規格準確、質量穩定、包裝、質檢報告和文件的準確、投訴處理；
生產部門： 質量、技術支持、按時交貨；
銷售部門： 客戶資信，應收賬款；
財務部門： 發票單證；付款期限，付款條件。

4.3 合同歸檔
通過檢查公司合同履行全程, 各經辦人員應定期將履行完畢或不再履行的合同有關資料（包括與有關的文書、圖表、email以及合同流轉單等）按合同編號整理，交檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷毀或遺失。
供應商或客戶終止交易后，所有檔案必須保存3年以上。

4.4. 績效考核
公司定期按照合同管理流程及崗位責任對合同管理工作進行考核，將合同簽訂，履行情況、合同檔案等績效考核。
凡因未按規定處理合同事宜、未及時匯報情況或遺失合同有關文件而給公司造成損失的，經辦人應承擔相應經濟和行政責任。
通過考核, 修改完善合同管理流程和格式合同；修訂相關部門及職工的崗位責任。