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01 采購合同擬定

02 采購合同評審

03 采購合同簽訂

04 采購合同執行

05 采購合同變更

06 合同糾紛處理

采購部

一、采購合同擬定

采購合同是采購雙方就交易條件、權利義務關系等內容簽訂的具有法律效力的文件。一份詳細、合理的采購合同能夠作為雙方履行權利和義務的依據，處理爭議的憑證。以下是企業在擬定采購合同時，需要確定的工作事項。

1．確定采購合同的內容

企業采購活動因包括設備、零件、原料、軟件、服務等不同的采購對象，所以擬定的采購合同，其具體內容也有所不同。在實踐中，各類合同的結構大致相同，一般由首部、正文、尾部三部分組成，具體內容如下。

2．擬定采購合同的條款

采購合同的條款應具體明確采購雙方的權利、義務。采購合同主要具備以下條款，如下。

1. 品質、規格、數量條款
2. 價格條款
3. 質量、包裝條款
4. 結算方式條款
5. 交貨期限、地點條款
6. 標的驗收條款
7. 違約責任條款
8. 合同變更、解除條款

采購部

二、采購合同評審

1．確定評審內容

采購雙發在簽訂合同之前，采購部需要對采購合同中的條款進行評審，以保證雙方的合法權益。采購合同評審內容如下。

2．評審的注意要點

在評審采購合同時，應注意以下要點，具體內容如圖4-26所示。只有當所有要點與合同中的條款相一致時，采購方才可以簽字確認。

合同主體：◎ 合同中雙方的名稱與簽章的名稱應保持一致

采購物資信息：◎ 要求名稱、規格、數量、單價、交貨日期及地點，須與請購單及結算單所列的內容一致

質量標準：◎ 標的的質量應與采購方所要求的標準保持一致

付款辦法：◎ 要求明確雙方約定的付款方式

檢驗期限：◎ 明確檢驗期限使交貨后采購方及時驗收

保證責任：◎ 約定擔保供應商履行合同的擔保人，負責賠償因供應商違約造成的損失

解約辦法：◎ 約定供應商不能保持進度或不能符合條款規定時的解約辦法

三、采購合同簽訂

經一輪輪的采購談判后，采購雙方將進入合同的簽訂階段。采購雙方對合同內容經協商并取得一致意見后，雙方在合同的指定位置上簽字并蓋章，采購合同即可生效。

1．簽訂采購合同的工作程序

簽訂采購合同的工作程序一般如下。

（1）確定采購目標

采購部確定采購物資的類型，如采購的是材料、項目，還是服務，根據不同的采購目標擬定采購合同的框架。

（2）訂約提議

訂約提議是指企業向供應商提出訂立采購合同的要求或建議。訂約提議應提出訂立采購合同所需要具備的主要條款和希望對方答復的期限等內容，以便對方考慮是否訂立合同。

（3）接受提議

接受提議是指被要約的一方接受合同的主要內容，經過雙方簽署書面協議，采購合同即可成立。采購部在簽訂采購合同時，就合同的內容與供應商進行了反復協商，此過程一般經歷“要約——新的要約——再要約——接受提議”這樣的階段。

（4）簽訂合同

雙方接受提議后，就采購提議的內容，填寫采購合同文本，履行簽約的手續。對采購合同的合法性應報請簽證機關進行簽證，或報公證機關公證。

2．簽訂采購合同的要點

企業在與供應商簽訂采購合同時，應注意以下要點，如下。

1．標的物名稱、規格、數量、單價、交貨期及地點，須與請購單的內容相符

2．明確采購方與供應方約定的付款方式以及付款條件

3．采購方與供應商應在合同的要約中約定驗收方式和保修內容

4．在合同中約定，采購方與供應方在不符合要約時的解約辦法

四、采購合同執行

為了保證采購合同的正常執行，采購人員需要對采購合同的執行情況進行跟蹤，對在采購合同執行中出現的供應、需求、緩沖余量等問題進行恰當的處理。

1．合同執行前跟蹤

采購合同制定后，采購人員需要對供應商是否接受合同，是否及時簽訂等情況進行了解。由于時間的變化，供應商可能會提出改變物資價格、質量、交期等合同條款的要求。此時，采購人員應充分與供應商進行溝通，確認可選擇的供應商是否接受訂單，如果供應商不能接受訂單，則需要另外選擇其他供應商。

2．合同執行過程跟蹤

采購合同的簽訂后，采購人員應對合同的執行過程進行全力的跟蹤。采購合同在執行過程的跟蹤主要把握如下。

嚴密跟蹤

嚴密跟蹤供應商準備物資的過程，發現問題及時反饋，需要中途變更的要約要及時解決，不得耽誤供應的時間

及時響應生產需求

如生產需要緊急，要求物資立即到貨，采購人員應與供應商進行協調，保證需求物資的準時供應

嚴格控制庫存

控制庫存水平，既不能缺貨，又要保持最低的庫存水平。庫存水平應與采購環境、生產計劃準確性有關

控制物資驗收環節

物資達到規定的交貨地點，并按照所下訂單對到貨的物資、批量、單價及總金額等進行確認，存檔記錄，辦理付款手續

3．合同執行后跟蹤

按照合同約定支付的條款對供應商進行付款后，需要采購人員對采購合同進行后續跟蹤。合同執行后的跟蹤主要是以供應商收到本次訂單的貨款為主。如果供應商未收到貨款，采購人員需要督促財務部按照流程規定執行付款，保證企業的良好信譽。

另外，標的物在運輸或驗收過程中出現問題的，也需采購人員與供應商進行聯系與解決。

采購部

五、采購合同變更

采購合同變更包括合同內容的變更與合同主體的變更。通常情況下，采購合同的變更，主要是指采購合同內容的變更。采購合同需要變更時，采購部應會同法律顧問與供應商協商解決，協商不成需要進行仲裁或訴訟的，采購部應協助法律顧問辦理有關事宜。

1．采購合同變更的條件

采購合同執行中出現以下情況之一的，采購人員應按照國家法律法規、本企業的有關規定以及采購合同中的約定與供應商代表協商變更的事宜。

① 由于不可抗力致使采購合同不能執行的。

② 采購合同的標的物數量、品質、價格，交貨的日期、地點、方式，結算方式等內容發生變化的。

③ 對方在合同約定期限內沒有執行合同所規定的義務的。

④ 由于情況變更，致使本企業無法按約定執行合同或雖能執行但會導致重大損失的。

⑤ 其他合同約定的或法律、法規規定的情形。

2．合同變更的方法

采購雙方協商一致后，可以變更合同的內容。由于合同變更所引起的法律事實不同，雙方在進行合同變更時所適用的方式也不同。合同變更的方式主要有雙方協議解決、法院或仲裁機關的裁決兩種。

（1）雙方協議解決

這種方式的變更實質上是將新合同取代舊合同的過程。雙方在對合同變更進行協商時還應特別注意把握如下幾點。

① 雙方對合同變更內容約定不明確的，則原合同繼續有效，雙方仍應按原協議執行。

② 雙方就變更合同內容協商一致后，如果法律、行政法規規定變更合同應當辦理批準、登記等手續的，必須依照規定辦理相關手續才能發生變更的效力。

（2）法院或仲裁機關裁決

這種方式的變更具體包括以下兩種情形。

① 因情勢變更的出現，雙方可提出延期履行或部分履行的變更要求。為避免出現逃避合同拘束的情況，應由法院或仲裁機關從維護雙方利益的角度出發，根據情勢變更對合同履行影響的程度，做出相應的變更裁決。

② 因重大誤解或顯失公平的合同，可裁決變更。雙方可向法院或仲裁機關提出變更的請求，由法院或仲裁機關依法做出變更裁決。

六、合同糾紛處理

采購合同在執行過程中，采購雙方會因彼此的權力和義務等問題產生合同糾紛，引起合同爭議。因此，采購人員必須有預見沖突發生的能力，在合同糾紛發生時及時的采取有效的解決措施。雙方在簽訂合同時就爭議、違約、索賠、糾紛解決等內容做出明確的規定，這些內容主要反映在采購合同的違約責任條款中。

1．區分違約中的責任

采購合同發生糾紛時，采購雙方應根據造成損失的原因和事實，按合同規定承擔相應的責任。一般情況下，雙發在違反采購合同時的違約原因及主要責任如下。

2．合同中的索賠條款

采購合同的索賠是以雙方間的采購貿易索賠為主，這種索賠主要建立在已簽訂采購合同的基礎上。采購合同中索賠條款，通常有異議索賠條款與罰金條款兩種規定形式。

（1）異議索賠條款

異議索賠條款適用于品質、數量方面的索賠，索賠金額是根據實際的損害程度確定的。企業在制定采購合同異議索賠條款時，要根據采購標的物的特點，明確索賠依據、索賠期間、索賠辦法以及索賠金額等內容。

（2）罰金條款

罰金又稱違約金，適用于供應方延期交貨或采購方延遲接貨等情況的賠償，罰金金額是合同預先約定的賠償金額，其金額的大小由延誤時間的長短而定。罰金條款主要規定當一方未履行或者未完全履行合同時，應向對方支付的罰金。

3．合同糾紛處理方式

雙方在發生合同爭議時，爭議的解決方式主要包括采供雙方協商解決、第三方調解解決、仲裁機構仲裁解決以及司法機關組織的訴訟解決。大多數糾紛是通過雙方協商或調解解決的，當互讓不起作用時，仲裁解決與訴訟解決也是重要的解決方法。

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