最近，我負責了一個中大型的軟硬件集成的項目，是對某單位的車間進行智能化改造，以提高生產效率，要確保設備運行的穩(wěn)定性和安全性。項目會涉及到大量的硬件采購、安裝以及多個軟件的開發(fā)、集成，所以在實施過程中遇到了多個難點。例如：

系統(tǒng)集成困難：不同系統(tǒng)之間的數據交互存在困難，導致設備之間的協同工作出現問題。

技術難度高：項目的軟硬件集成方案需要同時考慮硬件設備的兼容性和軟件系統(tǒng)的穩(wěn)定性，技術難度較大。

成本管控難，項目預算容易失控：成本管理涉及到人力、采購、費用等多個維度，實際使用數據收集復雜，影響科學決策，最終造成預算管理失控。

以上幾個難點讓我印象最深刻的是項目的預算管理，沒想到是這次會這么順利！系統(tǒng)集成以及技術難度高這些都還能找供應商外包解決，但是預算管理一失敗，這項目就白干了。

在之前公司也做過類似的項目，就遇到了項目預算失控的難題：由于軟件開發(fā)投入了大量的人力成本、采購設備又受市場波動的影響，導致項目實際成本大大超過預算，最終不得不跟客戶協商，增加了部分預算，才得以成功交付。

這次的項目預算管理之所以這么輕松，主要是由于公司內上的專業(yè)的項目管理軟件——易趨（EasyTrack），幫我解決了項目預算計劃制定不全面以及實際使用數據收集等難題，所以本期內容就簡要給大家分享下，如何利用一款合適的項目管理軟件高效進行項目預算管理。

1.借助合適的項目管理軟件，高效解決項目預算管理難題

1.1難點一：如何制定一個全面的項目預算計劃？

由于這次項目比較復雜，所需的人力資源以及采購的硬件設施都比較多，同時還要考慮到人員的差旅成本等等，在進行項目預算計劃制定往往會有疏漏的情況發(fā)生。

1.1.1應對措施：項目預算計劃制定支持按階段/按年/按月等多種方式來進行詳細分解

我借助易趨（EasyTrack）項目管理軟件，進行項目預算計劃制定時，可以根據需求按照項目階段/按年/按月三種方式來進行分解，我一般選擇按照階段來分解。按照項目不同階段進行總結分析，更加適合后續(xù)的執(zhí)行、監(jiān)控。

1.1.2應對措施：支持項目成本預算以及收益預算兩種計劃制定

項目預算管理的重點在于項目成本以及收益管理這兩大塊，通過這兩個數據的對比分析，則能明確項目預算是否超支。我借助易趨（EasyTrack）項目管理軟件能分別制定項目成本和收益預算計劃；還支持后續(xù)的執(zhí)行監(jiān)控，系統(tǒng)能自動鉆取相關數據，進行實際和預算的偏差數據展示。

項目成本預算可以包含人工、采購以及自定義成本類型三種，我覺得自定義成本類型比較方便，不同的項目會有一些特殊的需求，這樣就可以根據自己需要來進行自定義了。

（易趨項目成本預算計劃視圖）

而項目收益預算可以包含直接收益以及自定義類型的收益。項目的直接收益可以關聯到銷售合同，按照階段分解后，也便于我跟進回款情況。

（易趨項目收益預算計劃視圖）

1.2難點二：如何高效進行項目預算計劃的變更管理？

當然這種中大型項目，變更的情況也非常常見，要想進行規(guī)范化的項目預算的變更管理，那么審批流程的時間就格外長，還涉及到各種開會溝通。等一個審批流程下來，項目進度可能就嚴重延誤了。

1.2.1應對措施：支持規(guī)范化的變更管理以及版本對比

我借助易趨（EasyTrack）項目管理軟件，可以進行規(guī)范化且高效的項目預算計劃的變更管理。對于一些需要變更的項目預算計劃可以直接在系統(tǒng)上進行修訂；系統(tǒng)支持設置審批流程，便于管理層在線上直接進行高效審批。

審批通過后，會自動生成新的基線版本，同時可以支持進行不同版本比較。這樣我就能了解到具體是哪些維度進行了調整，后續(xù)進行決策時，也能提供一定的數據支撐；同時也進行了工作留痕，便于后續(xù)追溯。

（易趨項目成本預算計劃-版本對比視圖）

1.3難點三：如何高效進行實際使用數據統(tǒng)計？

項目預算實際使用情況的統(tǒng)計及分析應該是管理過程最難的一個部分。我這個項目涉及到多個部門和成員，很多數據都不能及時收集、匯總分析，容易導致風險無法及時識別、解決。我借助易趨（EasyTrack）項目管理軟件進行項目預算管理后，可以輕松獲取相關數據以及分析報告，數據統(tǒng)計的工作輕松很多。

這是由于易趨（EasyTrack）可以實現對項目全過程、全業(yè)務流程的規(guī)范化管理，除了滿足項目核心的計劃和任務的管控，也包含項目過程中的費用、工時、采購銷售等多維度的管理，基于項目維度獲各個業(yè)務流程的信息數據，節(jié)省了多個軟件來回折騰查看數據的時間，工作效率更高。

1.3.1應對措施：系統(tǒng)自動收集相關數據并提供可視化視圖展示

我主要是查看人工、費用、采購以及收益等四個模塊的實際情況：

人工預算模塊的實際數據，系統(tǒng)會抓取項目成員填報反饋的工時單來獲取；

費用預算模塊實際數據，系統(tǒng)會抓取項目成員填報的費用報銷單獲取；

采購預算模塊實際數據，系統(tǒng)會通過抓取關聯到項目的采購合同付款記錄獲取；

收益預算模塊實際數據，系統(tǒng)會通過關聯到項目的銷售合同回款記錄來獲取。

（易趨項目概況視圖）

系統(tǒng)自動收集各個維度的項目實際支出數據與預算、進行偏差分析，并采用紅黃綠三色進行可視化展示，綠色代表正常，黃色代表稍微超支，紅色代表嚴重超支。如有超支的風險，我能第一時間收到系統(tǒng)會發(fā)送的通知提醒，及時采取措施。

（易趨項目成本實際與預算偏差對比視圖）

我借助易趨（EasyTrack）項目管理軟件，對項目預算進行以上幾個維度的全面管理，這次項目的預算管理一直處于正常推進的狀態(tài)，偶有風險發(fā)生，也能及時識別并采取措施。

2.總結

對于這種復雜的中大型項目來說，做好項目預算管理至關重要，否則就面臨著項目成本超支、交付失敗的風險。而項目預算的管理離不開項目各項運營數據的高效收集及分析，但這也是工作中的一大難點，這種情況下借助專業(yè)的項目管理軟件，可以輕松應對。那么大家都是如何高效進行項目預算管理的呢？歡迎評論區(qū)分享。