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01 采購詢價比價流程

02 供應商選擇流程

03 購貨合同簽訂流程

04 采購招標管理制度

05 采購作業控制制度

06 采購價格管理規定

07 采購合同管理辦法

內部控制

采購詢價比價流程

供應商選擇流程

購貨合同簽訂流程

采購招標管理制度

規范的采購招標管理是企業規范采購作業行為，提高采購資金使用效益的重要舉措，企業應針對招標采購的全過程給出操作規范，以指引本企業采購招標工作的有序開展。

采購招標管理制度

第1章 總則

第1條 目的。

為了加強招標管理，降低采購成本，保證采購質量，建立規范的采購招標流程和完善的采購招標監督機制，最大程度的保證公司和投資者利益，結合本公司特點，制定本制度。

第2條 適用范圍。

本制度適用于公司所有招標采購活動。

第3條 招標采購工作的原則。

1．堅持公平、公正、科學、擇優的原則。

2．堅持相互監督原則，任何業務部門均不得單獨實施對外招標全流程。

3．堅持利害關系回避原則，與投標人有利害關系的人員均不得參與招標工作。

4．堅持權責一致原則，有權必有責、失責必追究。

第2章 相關部門及職責

第4條 采購部作為招標工作組織部門，負責組織和協調招標流程，其職責如下。

1．編制招標文件。

2．發布招標公告或投標邀請書。

3．參與外部專家評標委員的選取及協調工作。

4．組織招標項目的答疑、開標、評標、議標、定標活動及相關業務會議。

5．根據招標結果組織相關協議/合同的簽訂。

6．負責招標項目協議/合同的執行。

7．負責招標文檔的匯總、整理和歸檔保管工作。

8．負責組織招標項目后續跟蹤評價及供應商信息維護。

第5條 審計部是招標工作的合規監督部門，負責監督招標工作滿足公司招標管理制度規定，招標流程規范、招標文件完整。

第6條 法務部為投標工作提供法律支持，負責招標活動相關協議/合同的法律復核及其它不確定相關法律事項的支持工作。

第3章 采購招標實施

第7條 采購部負責編制招標文件，采購部經理審核招標文件，確認無誤并簽字確認后報分管領導審批后對外發布。招標文件應載明下列事項。

1．投標人須知。

2．招標項目的性質、數量。

3．技術規格。

4．投標價格的要求及其計算方式。

5．評標的標準和方法。

6．交貨、竣工或提供服務的時間。

7．對投標人的資質要求及應當提供的有關資格和資信的證明文件。

8．投標保證金的數額或其他形式的擔保。

9．投標文件的編制要求。

10．提供投標文件的方式、地點和截止日期。

11．開標、評標、定標的日程安排。

12．合同格式及主要合同條款。

13．需要載明的其他事項。

第8條 招標文件獲批后，采購部負責發布公開或邀請招標信息，招標信息應包括但不限于以下內容。

1．公司的名稱和地址。

2．招標項目的性質、數量。

3．招標項目的實施地點和時間要求。

4．獲取招標文件的辦法、地點和時間。

5．對招標文件收取的費用。

6．需要公告的其他事項。

第9條 根據業務需要，在招標文件發出后，采購部負責根據招標文件中規定的日期會同相關業務部門召開招標答疑會，解答投標人提出的關于招標文件中的疑問。

第10條 截標及標書的保管。

1．投標人應當按照招標文件的規定編制投標文件，投標文件必須包括以下內容。

（1）投標函。

（2）投標人資格、資信證明文件。

（3）投標項目方案及說明。

（4）項目管理團隊及經驗介紹。

（5）投標價格。

（6）投標保證金或者其他形式的擔保。

（7）招標文件要求具備的其他內容。

2．所有投標人均應在規定的截標日期前將投標文件送達投標地點，采購部應指定專人負責投標文件的簽收備案并妥善保管，任何人不得私自開啟標書。

第11條 開標。

1．采購部應按照招標文件約定的時間、地點和程序以公開方式進行開標，采購部經理或主管副總主持，邀請評標委員會成員、投標人代表參加。

2．投標人檢查投標文件的密封情況，確認無誤后，由有關工作人員當眾拆封、驗證投標資格，并宣讀投標人名稱、投標價格以及其他主要內容。

3．投標人可以對投標作必要的解釋，但所作的解釋不得超過投標文件記載的范圍或改變投標文件的實質性內容。

4．采購部應詳細記錄開標結果，所有參加開標的人員均應簽名確認，并存檔備查。

第12條 評標。

1．評標活動由評標委員會負責，采購部負責召集組織評標委員會。

2．投標人資格初審。評標委員會按照招標文件的約定條件對投標人進行資格初審，只有通過資格初審的投標方案才能參加綜合評審，初審因素主要包括以下5個方面。

（1）具有獨立訂立合同的權利：公司持有有效的營業執照、資質證書、安全生產許可證。

（2）具有履行合同的能力：包括專業、技術資格和能力、資金、設備和其他物質設施狀況、管理能力、經驗、信譽和相應的從業人員。

（3）符合公司供應商管理制度規定的相關準入條件及資質要求。

（4）沒有處于被責令停業，投標資格被取消，財產被接管、凍結、破產狀態。

（5）在最近三年內沒有騙取中標和嚴重違約及質量問題；法律、行政法規規定的其他資格條件。

3．綜合評審。在經過初審篩選后，評標委員會需對初審通過的投標文件進行綜合評審，以確定最終中標文件。綜合評審因素主要包括以下9個方面。

（1）投標文件的完整性：投標書、投標保證金、報價表等招標文件中要求的文件均已提交。

（2）投標的有效性：投標人法定代表人的授權代理人，其授權書符合招標文件規定；投標文件上法定代表人或其授權代理人的簽字齊全、符合招標文件規定。

（3）聯合體投標的有效性：聯合體投標提交了聯合體協議書，且投標期間聯合體成員未發生變化。

（4）投標報價及投標人財務狀況、墊資能力。

（5）投標人的信譽、業績、經驗、榮譽情況及獲獎證書。

（6）投標人質量、服務承諾，項目負責人及項目團隊介紹等。

（7）技術方案、實施計劃及各階段進度的保障措施及違約承諾。

（8）產品性能、壽命、技術、質量標準及質量保障措施。

（9）關鍵技術、工藝、重點、難點分析和解決方案。

4．評標結束后，如果有以下兩種情況時，可重新安排招標活動。

（1）在設有標底的情況下，如所有投標人標價均高于標底，可由評標委員會集體商議決定進入議標環節擇優選取或重新舉行招標活動。

（2）評標委員會經評審，認為所有投標都不符合招標文件的，可以否決所有投標。投標被否決的，招標組織部門應當依制度重新招標。

第13條 存在下列情形之一的，評標委員會可采取議標形式確定中標人。

1．所有合格投標人的標價均高于招標項目標底的。

2．候選中標人投標方案在下列事項存在可談判空間的。

（1）降低標價。

（2）縮短工期或物資交付日期。

（3）改善支付條件。

（4）提出新的施工、設計或服務方案。

（5）免費增加附加服務的。

3．急需獲得該物資或服務，采用招標程序不切實際的。

4．由于災難性事件，急需取得該物資或服務，而采用其他方式因耗時太多而不可行的。

5．采購物資或服務專業性較強、可選供應商非常有限，公司已經具有合作2次以上且合作記錄良好的供應商的。

6．前期采購項目的補充或服務項目的升級、延續，且提供前期服務的供應商合作記錄良好。

第14條 評標、議標結束后，采購部根據評標結果編寫評標報告，確定中標人，并填制中標通知書及中標通知書審查表。

第15條 采購部將中標通知書審查表及招標活動相關資料報送至內審部門復核，復核無誤后，報公司主管領導審批后發布中標通知。

第16條 招標人和中標人應在中標通知發出之日起15日內，按照招標文件和投標人的投標文件訂立書面合同。采購部負責組織安排合同訂立工作。

第17條 采購部負責招標活動檔案管理，指定專人負責文檔的收集、歸檔及保管工作。

第4章 附則

第18條 本制度由公司采購部負責制定、修訂與解釋。

第19條 本制度經公司經審批通過后生效，自發布之日起開始實施。

采購部

采購作業控制制度

為了控制采購過程，保證企業采購活動的順利進行，企業應制定規范的采購作業控制制度，具體示范如下。

內部控制

采購價格管理規定

為加強采購價格審核管理工作，保證采購物資質量的前提下降低采購成本，企業應建立采購價格管理規定。

采購合同管理辦法

為了規范采購合同管理，確保采購活動順利進行，企業應制定采購合同管理規定。

采購合同管理辦法

第1章 總則

第1條 目的

為了以下目的，特制定本制度。

1．增強采購合同的合理科學性，為采購執行提供依據。

2．規范采購合同執行，防范采購風險，保證采購活動順利進行。

3．對企業采購合同妥善管理。

第2條 適用范圍

本企業一切采購合同的訂立、審核、簽訂、履行及日常管理均適用本制度。

第3條 主管部門

采購部主要負責采購合同管理事務。

第4條 相關釋義

1．采購是指企業購買物資（或接受勞務）及支付款項等相關活動。

2．采購合同是企業與供應商經過雙方談判協商一致同意而簽訂的“供需關系”的法律性文件，合同雙方都應遵守和履行，是雙方聯系的共同語言基礎。

第2章 草擬采購合同

第5條 采購合同內容

采購合同是商務性的契約文件，其內容條款一般應包括以下內容，如下.

• 企業全名、法人代表、電話、電報、電傳等
• 采購貨品的名稱、型號和規格，以及采購的數量
• 價格和交貨期
• 交付方式和交貨地點
• 質量要求和驗收方法，以及不合格品的處理
• 違約的責任

第6條 擬定基本內容

根據企業采購合同樣本擬定本次采購合同的基本內容。

1．擬定供需雙方的企業全名、法人代表、電話、電報、電傳等企業基本資料。

2．采購貨品名稱、型號、規格以及采購數量等采購產品信息。

第7條 擬定質量要求和違約責任條款

1．企業使用質量、違約責任格式條款。

2．企業負責提示和解釋格式條款。

第8條 擬定價格條款

1．價格條款應根據采購種類、型號的多少選擇文字說明或表格說明。

2．草擬的合同中不確定采購價格，即具體價格空白。

第9條 擬定交付條款

1．交付條款應包括交付時間、交付地點、交付方式這三方面內容。

2．交付條款亦應采取空白處理措施。

第10條 擬定付款條款

1．付款條款包括付款方式、付款時間、付款數額3方面內容。

2．付款具體信息應包括供應商企業全稱、開戶行名稱、賬號、聯系方式以及本企業全稱、開戶行名稱、賬號、聯系方式。

3．開戶行名稱以及賬號應雙人復核。

4．付款時間以及付款數額應空白處理。

第11條 采購合同成文

梳理采購合同內容，形成本次采購合同基本樣本。

第3章 審核采購合同樣本

第12條 審核采購合同內容

1．財務部審核企業、供應商相關開戶銀行、賬戶信息。

2．采購部指派一人閱讀采購合同樣本，確保無語言、文字錯誤。

第13條 審核采購合同法律效力

法律事務部負責審核采購合同樣本的法律依據，確保采購合同符合法律規定。

第4章 訂立采購合同

第13條 采購合同確認

1．采購合同樣本的價格條款、交付條款以及付款條款的空白內容經雙方談判協商確定。

2．采購合同談判應就以上條款逐一確認，談判確認一條后雙方簽字確認。

3．企業負責向供應商解釋和說明質量、違約責任條款。

第14條 審批采購合同

1．談判結束后，將空白內容填完整，并保留談判記錄。

2．按照采購談判結果制作采購合同。

3．正式采購合同應仔細確認審核。

（1）采購員負責與采購談判記錄以及采購合同樣本逐一比對各條內容，確保文字、數字準確無誤。

（2）采購金額在 元以下，采購部經理審核采購合同。

（3）采購金額在 元以上，總經理審批采購合同。

第15條 訂立采購合同

企業和供應商舉行采購合同簽訂儀式。

第16條 履行采購合同

1．企業以及供應商按照采購合同訂立內容履行采購合同。

2．企業應建立驗收管理制度以及付款管理制度，規范采購驗收作業以及付款作業。

第5章 采購合同日常管理

第17條 采購合同保存

1．采購付款結束后，采購合同編號后統一存檔。

2．采購合同樣本以及談判過程中的記錄等相關資料與采購合同一同保管。

第18條 采購合同借閱

1．借閱采購合同，應由采購部經理簽字確認。

2．采購合同應在 日內歸還。

第6章 附則

第19條 本規定由采購部負責解釋和修改。

第20條 本規定自頒布之日起實施執行。

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