隨著政府單位，企業以及各類社會組織的不斷發展，各種需要管理的檔案信息量也越來越大，紙質信息存儲管理出現迅速膨脹，傳統的檔案管理方式存在諸多風險和安全隱患，而RFID技術自動化智能化系統給檔案管理帶來極大的便利。

傳統檔案管理手段與技術面臨的問題：
1.傳統手工檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長
2.檔案存放次序較易被打亂，查找困難
3.檔案種類龐雜，查閱耗時長
4.檔案的盤點操作不科學，大多停留在檔案盒的盤點上
5.對失效檔案的管理滯后，形成大量冗余檔案，增加管理負荷和成本。

基于RFID技術的檔案管理系統將改變查找困難及盤點效率低下等急需改變的問題，通過采用RFID自動識別技術和計算機軟件技術相結合，每份檔案粘上RFID電子標簽，通過RFID讀寫器、身份識別器、員工卡讀寫器、多功能手持終端、移動盤點設備與檔案信息管理系統完美結合，實現檔案流通過程的全天候24小時全程跟蹤、定位、自動盤點、智能分析等功能，最大限度優化檔案管理流程，降低接收、盤點和查找勞動強度，節省人力物力的同時，提高檔案保管利用效率，強化檔案管理安全。