商業數字化變革貫穿于業務的始終，合同是交易的重要環節，電子合同管理系統讓合同更安全、更快捷、更合規。本篇文章將介紹電子合同管理系統的概念、管理階段、主流功能、10大電子合同管理系統，以及如何選擇適合的電子合同管理系統。在文章的最后我們為您推薦了10家優秀電子合同管理軟件，希望對您有幫助。

一. 什么是電子合同管理系統？

電子合同管理系統，又稱合同生命周期管理軟件（CLM），為銷售、法律、財務、采購和合同管理團隊提供了一套超級方便的集成工具，讓大家都能夠更高效地管理合同。電子合同管理系統通過自動化和加速合同流程（從談判到批準），讓公司更高效。它為用戶提供了一個安全的合同存儲庫，以確保所有合同相關數據的安全性。

電子合同管理系統的目標是降低合同風險，同時提高效率和速度，確保安全并遵守法規遵從性。

關鍵要點：

? 電子合同管理系統有兩個關鍵階段，執行前或授予前以及執行后或授予后。

? 執行后是部署 CLM 解決方案的常見起點。

? 預執行包括涵蓋合同整個生命周期的合同草稿、組裝、治理和覆蓋合同整個生命周期的工作流過程。

? CLM 軟件解決方案簡化了合同管理執行前和執行后階段的管理。

二. 電子合同管理階段有哪些？

如果管理得當，合同是任何組織將法律、財務和品牌風險降至最低的關鍵要素。但是，如果執行不當，則有可能產生不利影響。

根據國外一項調查，糟糕的合同管理使組織損失了其年總收入的9%以上。這就是為什么先進企業都愛選擇電子合同管理系統的原因。電子合同管理軟件可幫助公司用數字解決方案取代耗時的手動合同管理。

電子合同管理系統為合同相關環節開發一系列集成程序，以支持整個合同生命周期，例如：合同模板、審批、風控、簽署、臺賬、歸檔、報表、信息系統集成、合同標簽化管理、權限管理。

這些軟件解決方案與電子合同管理系統的兩個主要階段（執行前和執行后階段）保持一致。根據您的組織需要，您可以用系統來支持這兩個階段，也可以僅將其用于執行后管理。

1、電子合同管理的階段

先來看下面這張圖，概括了解一下合同管理軟件的關鍵階段和功能。

展開講講，首先是預執行階段：

以下是執行前合同管理的三個核心階段：

1）挑選適合的模板并起草合同

從模板庫中依據合同請求、使用預置的標準語言和條款起草合同。

根據協議的性質，電子合同管理系統中的合同創建以多種方式開始。

可能會有以下創建方式：

• 在系統中完全按照模板創建
• 有限或專門訪問權限的工作人員提出的新合同請求
• 添加外部合同文檔

請求訪問合同創建過程的人可能包括：

• 人力資源
• 新員工
• 銷售人員
• 客戶
• 法院代理人/律師
• 法律團隊
• 合同管理團隊成員

在合同管理系統中請求訪問權限是很容易的，使用簡單的訪問請求表單，用戶就可以申請到訪問權限。這個過程比傳統的通過電子郵件或電話申請的方法更安全。

除了請求表單，團隊還可以訪問預先批準的合同條款和模板庫，從而更快地實現文檔和合同組裝，同時消除標準法律語言的偏差。

2）執行合同，包括談判、審批和簽字

現在，您已使用預先批準的模板或條款創建了合同草稿，下一階段是執行合同。執行合同草案必須先做到兩件事。

首先，有關各方必須審查合同草案，這可能需要也可能不需要談判。其次，相關人員必須批準該合同文件。使用電子合同管理系統審查和修訂合同，可以簡化這一過程

被授予權限的內部團隊可以直接在電子合同管理系統中同時審閱和修訂文檔，而不是通過電子郵件或者微信等交換和執行修改意見。當文件準備好時，各方將收到提示。用戶可以簽署文檔并將其轉發到合同生命周期的下一階段。

3）合同創建和執行自動化工作流

電子合同管理系統的工作流功能主要關注的是在合同生命周期中，控制和管理合同請求的流程，從執行到管理各個階段。用簡單的話說，就是這個軟件幫我們在合同從開始到結束的全過程中，管理和指導合同的所有請求和步驟。構建自動化工作流程，消除手動跟蹤，并簡化管理合同所需的每個階段。

合同工作流可以根據類型、角色和合同記錄數據而變化。還可以關聯到微信通知和手機日歷提醒等功能，以加快組織的工作流程。

使用業務規則和流程在合同生命周期的每個階段構建工作流，供員工遵循。這樣做將確保整個合同生命周期的治理和合規性。

您的團隊將能夠看到每個工作流程階段。使用此數據可以根據公司工作流程的每個步驟的長度跟蹤關鍵績效指標(KPI)。定位流程改進，優化操作，并基于特定基準設定預期時間線。

2、合同管理的執行后階段

執行后階段代表合同生命周期的后半部分。以下是執行后合同管理的三個核心階段：

1）將合同、組織、聯系人和文檔集中在一個安全的存儲庫中

使用傳統的手動合同管理方法的組織，在存儲合同時采用分布式方法。例如，一些合同文件可能存在員工的硬盤上，而其他合同文件則在共享文件夾中。

這種方法存在一些固有的風險。合同可能會丟失，重要的文書工作可能會被忽略，或者沒有權限的人可能會訪問機密文件。更不用說查找不在集中位置的合同文件所花費的時間。

電子合同管理系統允許您的團隊為所有合同和文檔存儲建立一個電子存儲庫。這是合同管理流程數字化轉型的第一階段。該軟件使您能夠實現數據安全和隱私的數字解決方案，保持最高的數據安全標準。

2）管理合同、文件、組織、聯系人以及關鍵日期和條款

一旦合同集中且可訪問，您的下一步就是對其進行持續管理。使用電子表格等工具手動執行此過程不僅非常困難，還會對您的業務構成風險，包括：

• 合同條款不合規
• 錯過最后期限和合同義務
• 自動續訂管理不善
• 由于缺少文件和審計跟蹤而導致審核失敗

您可以使用電子合同管理系統來降低這些風險。系統中的工具改進了執行后的合規性和管理流程。它還可以最大化組織管理的合同的價值。

例如可以配置電子郵件或微信、日歷等提醒您在截止日期之前啟動操作；隨時訪問存檔合同；進行更有效的合同管理和審計，并自定義待辦事項列表。

3）通過搜索、報告和儀表板訪問和分析合同數據

一般的合同存儲庫包含大量合約數據，包括名稱、日期、數字和其他值。不幸的是，使用電子表格和共享文件夾的傳統合同管理實踐，使數據無法訪問，也不能讓數據可視化地產生有意義的業務見解。

電子合同管理系統可利用和構建合同數據，您可以輕松搜索合同，并把合同放置在有用的報告和儀表盤中。此外，在將現有合同添加到電子合同管理系統時，系統支持光學字符識別（OCR）技術尤為重要。

OCR 會自動掃描文檔內容，以確保各方可以輕松找到所有合同內容，以便您執行任何搜索。

能夠搜索內容、生成報告和開發儀表板，就能大概率做到：

• 快速解除潛在的合同風險
• 提高流程效率和合同有效性
• 快速響應與合同相關的查詢

此外，對合同數據的有效治理還能幫助組織降低風險，例如避免忽略合同的續訂和到期日期、及時發現合規性的不足和違反合同義務的情況。

三. 電子合同管理系統的功能

以E簽寶智能合同SaaS組件為例，介紹電子合同管理系統的具體功能如下：

1、智能模板

自動識別合同模板中需要填充的區域，匹配上表單控件，自動添加字段，方便快捷。提供身份證、圖片、單選、多選、多行文本等多種業務組件，滿足不同場景收集多種信息需求。

2、智能審批

自定義審批流靈活配置，降低合同履約時條款糾紛事項。

3、智能風控

簽署前對合作方進行全面的“盡職調查”，企業的工商信息、司法糾紛、行政處罰、輿情在線查。簽署后可對合作的相對方企業進行監控，如果發生了風險如工商變更、司法訴訟、行政觸發等風險會第一時間進行推送。

4、智能簽署

支持自動落章，避免經辦人重復意愿認證，提高合同簽署效率。千級批量發起系統響應迅速穩定，滿足企業高效發起需求。

5、智能臺賬

支持設置規則根據自身需求自動解析合同相關條款內容。支持合同內容AI自動提?。ò０蹇丶热?、企業名、人名、地址、身份證、郵箱、收集、座機、金額、日期）合同履約時無需再一份份翻閱合同查看。

6、智能歸檔

可根據發起人、合同類型、關鍵詞等維度自動歸檔到指定分類、無需人工歸檔，解放人力。

7、智能報表

自動統計多維度合同數據，實時了解合同進度。合同關鍵信息支持一鍵導出，滿足企業業務數據統計需求。

8、支持信息系統集成

提供標準Api接口，3-5天即可完成對接，與企業內部系統深度集成，可直接使用系統已有數據發起簽署。e簽寶官網

四. 10大電子合同管理系統深度盤點

本次盤點挑選出來的10家電子合同管理系統均是國內電子合同領域內知名企業。這里我根據百度指數、App下載量、專業報告（如IDC報告 / 艾瑞咨詢 / 艾媒咨詢）、官網信息等這些公開可查綜合分析得出來的結果。絕對客觀??！這些企業有：e簽寶、法大大、契約鎖、上上簽、Agile愛知之星、北京安正通、安心簽、騰訊電子簽、電子牽。

1、e簽寶

地位：根據百度指數、App下載量、IDC報告、艾瑞、艾媒等可知，是國內成立最早、市場份額最大、知名度最高的電子簽名管理解決方案提供商。

服務：面向企業、政務、個人提供全領域、全生命周期解決方案。

特點：與主流OA、ERP、CRM產品均可對接。

缺點：目前沒有特別的短板，安全和政務方面優勢明顯。

官網：https://sourl.cn/GnyZLW

2、法大大

地位：成立與2014年，D輪融資，2021年騰訊領投，知名度、份額僅次于e簽寶的一家電子合同管理SaaS軟件提供商。

特點：標準化的合同全流程服務和法律服務；與企業微信、主流CRM、SAP合作。

缺點：產品復雜；產品的性能和穩定性上滿足不了部分業務需求；價格偏高。

官網：https://www.fadada.com/

3、契約鎖

地位：成立于2015年，B輪融資，目前市場份額位居前五之一。專注為中大型組織提供集“數字身份、電子簽章、印章管控以及數據存證”于一體的數字可信基礎解決方案。

特點：功能齊全、提供合同全生命周期管理；高校類應用案例豐富；無縫集成OA、ERP、CRM、HRM、BPM、SRM等各類業務軟件。

缺點：價格較高；與泛微業務系統強綁定；團隊年輕，市占率較低

官網：https://www.qiyuesuo.com/

五. 選擇合適的電子合同管理系統

是否選擇到合適的電子合同管理系統對這一自動化流程的自動化至關重要，在選型時，建議您考慮到以下事項：

• 整個企業的合同數量和價值
• 您希望采用該系統的人數及其地理分布
• 是否需要行業化解決方案，使合同管理系統更快更明顯地在您的業務中發揮作用
• 解決方案提供的自動化水平
• 是否需要電子合同管理系統與其他辦公系統集成
• 供應商在實施和服務過程中是否能給予優質服務供應商在您的行業和特定用例方面的經驗，是否有同行業企業選擇他們的系統

六. 總結

電子合同管理系統是端到端管理協議的方法，如果您的組織仍然使用手工方法和分散的系統來完成這些工作，那么它將很難在業務關鍵領域取得成功，例如可見性、控制力和合規性。這些方面的任何弱點都將使您的業務面臨風險，并限制其發揮合同全部價值的能力。

有效的電子合同管理系統可以用“沒有意外”來形容。在系統里，與合同相關的每個人都知道他們要完成什么任務及其時限。組織可以通過系統自信地為任何審計做好準備，并且可以隨時證明合規性，讓組織在規范、安全、權限明晰的合同管理中獲得最大價值。